Le dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires, sur support papier ou numérique, auprès de personnes physiques ou morales agréées à cet effet, est encadré par les textes suivants :

• Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-19 à R212-31 ;

• Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.

En plus des références citées ci-dessus, les textes suivants s’appliquent au cas particulier des données de santé à caractère personnel :

• Code de la santé publique, articles L1111-8, R1111-9 à R1111-15-1 et R1111-16 (relatifs à l’hébergement des données de santé à caractère personnel par des personnes physiques ou morales agréés à cet effet).

• Ordonnance n°2017-27 du 12 janvier 2017 relative à l’hébergement des données de santé à caractère personnel venant modifier l’article L1111-8 du Code de la santé publique et l’article L212-4 du Code du patrimoine.

Il convient d'indiquer au préalable que, tant pour le papier que pour l'électronique, la nature privée ou publique des archives n'entre pas en ligne de compte. Cela signifie que les prescriptions  évoquées ci-dessous sont applicables pour les données de santé à caractère personnel issues tant par exemple d'un établissement public hospitalier que d'une clinique privée.

Pour ce qui est du papier, le Code de la santé considère que l’activité d’hébergement se confond avec celle de conservation au sens défini par le Code du patrimoine et prévoit par conséquent que ces données sont confiées uniquement à une personne physique ou morale bénéficiant d'un agrément accordé au titre du Code du patrimoine (Code de la santé publique, article R.1111-16).

Pour ce qui est du numérique, l’article L1111-8 du code de la santé publique prévoit que l'externalisation de la conservation  de données de santé à caractère personnel sur support électronique dans le cadre d’un service d’archivage électronique ne peut se faire qu’auprès d’une personne détentrice d’un agrément délivré au titre du code du patrimoine. Puisque l’activité de conservation englobe celle d’hébergement, l’agrément pour le tiers-archivage dispense donc de la certification du ministère de la Santé pour l’hébergement des données de santé (dite certification HDS) . En revanche, la certification du ministère de la santé ne dispense de l’agrément délivré au titre du code du patrimoine que si l’activité est limitée au seul hébergement*.

 

* Hébergement : comprend l’hébergement physique mais également le maintien en condition opérationnelle des infrastructures d’une part et des outils logiciels d’autre part mais ne comprend pas l’administration fonctionnelle d’un système d’archivage électronique et/ou la mise en œuvre des procédures archivistiques.