Le tiers archivage des archives publiques est depuis 2009 encadré par des textes réglementaires. Il requiert un agrément pour la personne qui propose le service et oblige l’entité déposante à une déclaration préalable et à conclure un contrat. Il se combine enfin au contrôle scientifique et technique de l’administration des archives sur les archives publiques.

Références réglementaires

• Code du patrimoine : articles L212-4 et R212-19 à R212-31.
• Arrêté ministériel du 4 décembre 2009 précisant les normes relatives aux prestations en archivage et gestion externalisée.

La procédure en vigueur pour les agréments

La procédure a été modernisée, simplifiée et déconcentrée par le décret n° 2020-733 du 15 juin 2020 relatif à la déconcentration des décisions administratives individuelles dans le domaine de la culture, avec une application depuis le 1^er janvier 2021 pour les agréments autorisant le tiers archivage d'archives publiques.

Préalable : le tiers archiveur obtient un certificat Afnor, soit pour des Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (NF 342), soit pour un Système d’archivage électronique (NF 461).

• Première étape : la société demandeuse envoie au préfet du département de son siège (ou au préfet de police de Paris, pour les sociétés ayant leur siège à Paris et pour les entreprises internationales n’ayant pas de filiale avec une adresse française) une demande (modèle de lettre de demande d'agrément pour tiers archivage sur support papier et/ou numérique) en y joignant le certificat concerné en cours de validité et les statuts de la société.

• Deuxième étape : le préfet, avec l’appui du directeur des archives départementales, instruit la demande sur pièces et procède le cas échéant à des vérifications sur place.

• Troisième étape : l’arrêté est établi et publié au Recueil des actes administratifs de la préfecture concernée.

  • Modèle d'arrêté pour un agrément de tiers archivage numérique 

  • Modèle d'arrêté pour un agrément de tiers archivage d'archives traditionnelles en cartons et boîtes

• Quatrième étape : la liste des prestataires agréés est mise à jour sur France Archives par le service interministériel des Archives de France.

La déclaration préalable

Préalablement au dépôt d’archives publiques courantes ou intermédiaires entre les mains d’un tiers archiveur, le déposant (il s’agit d’une des personnes visées à l’article L211-4 qui définit ce que sont les archives publiques) doit avoir adressé une déclaration du dépôt, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception postale, auprès de la personne chargée du contrôle scientifique et technique (article R212-19).

Le contrat

Les articles R212-21 et R212-22 du code du patrimoine prévoient expressément l’obligation pour le déposant et le dépositaire qu’il entend charger du tiers archivage, de conclure un contrat organisant le dépôt et la conservation des archives publiques concernées, prévoyant les conditions techniques et matérielles de ce dépôt, les obligations du dépositaire, notamment en matière de conservation et d’accès aux archives déposées, ou encore les conditions d’un éventuel renouvellement du contrat. L’envoi préalable du contrat au contrôle scientifique et technique n’est plus obligatoire depuis le 1^er janvier 2021.

Le contrôle scientifique et technique

Les directeurs d'archives départementales sont fondés à intervenir dans le cadre du contrôle scientifique et technique (CST) de l’État sur les archives, prévu par les articles R212-19 à R212-22, notamment par d’éventuelles visites de contrôle sur place des documents à externaliser ou externalisés.

Suspension et retrait de l'agrément

L’autorité attributaire de l’agrément reste en capacité de suspendre l’agrément en cas de divulgation non autorisée d'archives publiques par le dépositaire ou de manquement à ses obligations en matière de conservation ayant porté atteinte à l'intégrité, à la pérennité ou à la sécurité des archives déposées (aucun nouveau dépôt d’archives publiques n'est alors autorisé). Elle peut aussi le retirer dès lors que les motifs qui ont pu justifier la suspension dans un premier temps perdurent et qu'il ne peut être remédié aux manquements.

Il est de la responsabilité du certifié de maintenir son certificat, toute perte entraînant en effet automatiquement la perte de l’agrément.

Points complémentaires

• La norme NF Z42-013 nouvelle version sur l’archivage numérique a été publiée par l’AFNOR en octobre 2020. Elle a servi de base au référentiel de certification NF Système d’archivage électronique (NF 461) publié en janvier 2021, qui est devenu la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage numérique.

• La norme NF Z40-350 nouvelle version sur les prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques a été publiée par l’AFNOR en novembre 2021. Elle a servi de base au référentiel de certification NF Service - Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents sur supports physiques (NF 342) publié en février 2022, qui est devenu la référence pour la délivrance de l’agrément pour le tiers archivage papier.

Le Bureau de l'expertise numérique et de la conservation durable du SIAF tient à jour les informations relatives aux agréments, à partir des informations qui lui sont communiquées tant par le réseau des archives publiques que par les prestataires, et reste à votre disposition pour toute question : archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr.