Le moteur de recherche de FranceArchives donne accès à plusieurs millions d'archives référencées et d'articles divers. Les archives référencées ne peuvent être atteintes que par le moteur de recherche, tandis que les autres ressources du site sont accessibles par le menu, en haut à droite.

Interroger le moteur de recherche

Il existe plusieurs manières d’utiliser le moteur de recherche du portail : les résultats obtenus pourront varier considérablement en fonction de la méthode de recherche employée.

Dans tous les cas, vous pouvez choisir de restreindre la recherche aux "archives référencées" c'est-à-dire uniquement aux descriptions des documents d'archives présentes sur FranceArchives, ou aux "ressources du site" que sont les pages éditoriales.

• La recherche simple (la plus large) :

Entrer le mot ou l’expression recherchée (sans utiliser les termes automatiquement proposés par le moteur, que nous appelons l’autocomplétion), permet d’effectuer la recherche la plus large possible sur l’ensemble des contenus du site.

• La recherche ciblée (restreinte) :

Encadrer une expression par des guillemets permet de circonscrire la recherche à l'expression exacte. Par exemple, une recherche sur "port d'arme" ne s'effectuera pas sur les deux mots séparément mais sur l'expression exacte : les résultats seront de ce fait plus restreints. Cette fonctionnalité correspond à celle proposée sur les moteurs de recherche du web.

• La recherche par autocomplétion (la plus restreinte) :

Pour faciliter l'accès aux documents, les archivistes associent aux descriptions des archives des mots clés, dont la forme est déjà fixée et qui permettent une meilleure identification des lieux, des personnes ou des institutions cités et des thèmes abordés. C'est ainsi, par exemple, que les archives de Total peuvent être en partie décrites - les archivistes parlent d'indexation" - par "prospection pétrolière" : la recherche par autocomplétion, c'est-à-dire par ces mots clés, ne conduira donc que vers des éléments qui ont été indexés.

Lorsque vous commencez à utiliser le moteur, ce dernier vous propose automatiquement les mots clés qui contiennent la chaîne de caractère que vous renseignez ; vous pouvez alors choisir d'utiliser ces mots clés pour restreindre votre recherche aux documents les plus susceptibles de concerner la personne, le lieu ou le sujet qui vous intéresse.

Attention : les archivistes n'indexent pas tous les noms, ni tous les thèmes qui figurent dans les documents ; si vous ne trouvez pas l'information qui vous intéresse par l'intermédiaire de la recherche par autocomplétion, pensez à utiliser la "recherche simple" évoquée plus haut.

Utiliser les filtres à facettes pour affiner la recherche

Lorsque vous obtenez beaucoup de réponses, vous pouvez affiner la recherche en utilisant des filtres à facettes.

Le premier filtre est constitué par les deux cases à cocher sous la barre de recherche : "archives référencées" et "ressources du site".

Une barre de recherche secondaire permet d'ajouter une expression ou un terme pour affiner la recherche.

Il est ensuite possible d'utiliser les filtres situés dans la partie gauche de l'écran et qui se déplient en cliquant sur la flèche.

• Numérisé non/oui permet de restreindre la recherche uniquement aux documents numérisés et accessibles en ligne uniquement sur le site source, FranceArchives ne proposant pas un accès direct aux images.

• Types de ressources
  • Documents d'archives : descriptions d'unités d'archives ;
  • Inventaires d'archives : description d'un fonds complet ;
  • Pages d'histoire : articles historiques ;

    

  • Annuaire des services d'archives ;
  • Publications des services d'archives ;
  • Expositions virtuelles réalisées par les services d'archives ;
  • Circulaires de traitement des archives ;
  • Articles : tous les autres contenus éditoriaux.

• Lieux de conservation : services d'archives qui conservent les documents dont la description a été obtenue par la recherche effectuée ou qui sont auteurs des publications et expositions virtuelles décrites.

• Période chronologique : filtre par les dates d'établissement ou de création des documents.
• Producteurs : personnes ou institutions ayant créé ou reçu les documents décrits.

Il est possible de sélectionner plusieurs valeurs pour chaque filtre. Tous les critères utilisés sont rappelés dans un encart "Résumé de la recherche" où il est possible de supprimer des valeurs.

Utiliser la recherche avancée

Le formulaire de recherche avancée sur FranceArchives permet de construire une requête complexe sur l'ensemble des descriptions du portail en ajoutant des filtres par lieu de conservation, producteur d'archives ou dates : il permet d'effectuer des recherches plus précises par rapport à la recherche simple filtrée par les filtres à facettes.

Dans la partie "Type de ressources", il est possible de lancer une recherche sur l'ensemble des contenus du site si les deux cases sont cochées ou de la restreindre aux archives référencées ou aux autres ressources du portail.

La partie "Par mot" permet de construire une requête complexe en combinant grâce aux opérateurs booléens "ET", "OU" et "SAUF" des autorités lieux, personnes, institutions ou thèmes entre elles ou avec des expressions en plein texte. La requête est effectuée dans l'ordre de saisie des critères.

La partie "Lieu de conservation" permet de sélectionner ou d'exclure un ou plusieurs services d'archives.

La partie "Producteurs" permet de restreindre les résultats de recherche à un ou plusieurs producteurs d'archives en les sélectionnant dans la liste déroulante après avoir saisi quelques lettres de leur nom. Les valeurs proposées proviennent directement de l'index "Producteurs" et permet de filtrer sur plus de producteurs que le filtre à facettes "Producteurs" des résultats de recherche. Il est possible de faire également une recherche plein texte, par exemple tous les producteurs avec le mot "Préfecture". Attention, tous les inventaires référencés sur le portail ne comportent pas d'indexation producteurs.

Enfin, la partie "Dates" permet de restreindre d'emblée les résultats de recherche à une année précise ou à une période chronologique.

Les résultats de recherche obtenus peuvent être filtrés avec les mêmes filtres que la recherche simple et il est possible de modifier la requête initiale en utilisant le bouton "Modifier votre recherche".

Exemples de recherches

Vous cherchez les coordonnées d'un service d'archives

• Taper le nom de la ville ou une partie du nom de l'institution dans la barre de recherche ;
• Sur la page de résultats de recherche, sélectionner "Annuaire" dans le filtre "Type de ressources" ;
• Éventuellement, restreindre les résultats grâce au filtre "Type de service".

Vous cherchez une circulaire

• Taper un ou plusieurs termes dans la barre de recherche ;
• Sur la page de résultats de recherche, sélectionner "Circulaires" dans le filtre "Type de ressources" ;
• Éventuellement, restreindre les résultats grâce aux filtres dédiés :
  
  • Statut : en vigueur, abrogé, caduc ;
  • Domaine (thesaurus) : thématiques ;
  • Date : classement par décennies ;
  • Domaine archivistique : circulaire de tri, classement, communicabilité...
  • Contexte historique : circulaires concernant les archives de certaines périodes historiques particulières, essentiellement les conflits ;
  • Action administrative.

Il est aussi possible d'accéder à toutes les circulaires depuis la page d'accueil professionnelle ou dans le pied de page.