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Publication d'un modèle de données pour les registres des entrées des services d'archives

Date : 8 juillet 2022

Qu'est-ce-qu'un registre des entrées ?

Le registre des entrées est un outil de travail et un acte réglementaire essentiel pour les services publics d'archives.

  • Il permet l'enregistrement des archives dès leur entrée dans un service public d’archives, qu'il s'agisse d'archives publiques entrées par versement ou d'archives privées entrées par voie extraordinaire.
  • Il centralise et synthétise les informations figurant dans les bordereaux de versement et atteste de la prise en charge de documents par le service d’archives, sur la base des entrées réelles. Il peut être mis à jour en cas de sortie définitive (restitution, transfert à un autre service d’archives, destruction).

Le registre des entrées est un document réglementaire introduit par le Règlement général de 1921 pour les Archives départementales dont la tenue obligatoire (art. 30). Un document similaire existe dans les musées : le registre d’inventaire (18 colonnes) formalisé par l’arrêté du 25 mai 2004 traitant des inventaires et récolement d’œuvres dans les « Musées de France ».

La publication en Open Data des registres des entrées

Les registres des entrées constituent un gisement de données qui pourrait être publié par les services d'archives dans une optique de transparence, comme le font les Archives Nationales depuis 2014. Mais, la mise à disposition des données des registres d'entrées comparables d'un service d'archives à un autre, implique une harmonisation de la structure des données publiées. Afin de favoriser cette démarche, le Service interministériel des Archives de France et l'Association des Archivistes Français ont co-animé pendant plus d'un an, un groupe de travail consacré à la publication en Open Data des registres des entrées des services publics d'archives. Cette réalisation a été confiée à la société Datactivist.

Ce modèle est donc le fruit d'une année de travail, pendant laquelle des exports de registres des entrées existants ont été dépouillés, analysés et rapprochés pour aboutir à un modèle d'export formalisé des registres des entrées. Le modèle est proposé aux formats Xml et Json. Différents services d'archives ont participé à ces travaux afin de faire part de leur expérience. Le modèle a ensuite été soumis à la communauté dans le cadre d'un appel à commentaire en janvier et février 2021, afin de permettre aux professionnels et aux utilisateurs spécialistes de la donnée de faire part de leur retours ou propositions d'améliorations. Les éditeurs de logiciels ont également été associés à cette démarche afin de s'assurer d'une possible intégration du modèle aux outils de gestion des archives existants. Des travaux d'implémentation du modèle sont actuellement menés par les principaux éditeurs.

Utilisation

Au 8 juillet 2022, le modèle a d'ores et déjà été implémenté par les dernières versions des principaux logiciels de gestion :

  •   Arkheïa (société Anaphore)
  • Arkothèque (société 1=2)
  • Avenio (société DI’X)
  • Ligeo Gestion (société Empreinte Digitale)
  • Mnesys Archives (société Naoned)
  • Thot (société Sicem)  

Cela permettra, à l’avenir, aux services d'archives d'uniformiser l'export de leur registre des entrées et de le publier aisément en Open Data. Au 4 mai 2022, quelques précurseurs l'ont déjà rendu disponible sur data.gouv.fr, dont deux (repérés par 5 étoiles *****) de façon conforme au schéma :

Ressources disponibles

Ressources à consulter et/ou télécharger :

Autres ressources : 

 

 

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