Article : Modèle et normes de l’archivage électronique
Le modèle OAIS
Le modèle de référence OAIS (Open Archival Information System, soit Système ouvert d’archivage de l’information) répond à un besoin primordial pour tout SAE, avant même toute considération technique : l’organisation. Il s’agit d’un modèle conceptuel et généraliste, conçu pour être indépendant des évolutions technologiques, et sur lequel s’appuient de nombreuses autres normes et standards.
Il définit un vocabulaire commun et modélise les responsabilités, les fonctions et l'organisation nécessaire pour assurer la pérennisation de l’information numérique.
La rédaction de l'OAIS a été pilotée par le Consultative Committee for Space Data Systems (Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales) mais, de par son caractère abstrait, il est conçu pour s'appliquer à toute autre organisation conservant de l'information. La version 2.0 a été publiée en juin 2012. Elle a fait l'objet d'une traduction française (en accès libre) en octobre 2017. L'OAIS est également enregistré comme norme ISO sous la référence ISO 14721:2012. Il fait partie des recommandations du Référentiel général d’interopérabilité pour les systèmes d’archivage électronique.
Une version 3 est à l'état de pré-finalisation et devrait apporter plusieurs améliorations au modèle, sans rupture fondamentale de continuité.
Pour en savoir plus, consultez :
- la note d’information DGP/SIAF/2011/010 du 8 juin 2011 relative au modèle de référence pour un système ouvert d’archivage d’information OAIS.
- la page consacrée au modèle OAIS sur le site du Centre informatique national de l'enseignement supérieur (CINES).
La norme NF Z42-013
Une nouvelle version entièrement revue et modernisée de la norme NF Z 42-013 ("Archivage électronique - Recommandations et exigences") est parue en octobre 2020.
Elle décrit les mesures techniques et les processus organisationnels à mettre en œuvre pour l’archivage de documents électroniques, ainsi que l'organisation de l'offre de service proposée aux clients internes ou externes du service d'archivage.
Il s’agit plus d’une norme technique que d’une norme fonctionnelle, dans la mesure où elle met tout particulièrement l’accent sur la traçabilité des processus en œuvre dans l’archivage électronique ainsi que sur les exigences du système en matière de sécurité et d’accès. Elle est aussi importante en ce qu’elle définit les clauses nécessaires dans un contrat de service passé avec un tiers-archiveur.
La première version de la norme date de 1999, avec des révisions en 2009 puis 2018-2020. Cette mise à jour a permis d’élargir le périmètre des technologies acceptées au cloud et aux microservices autour de la donnée archivée, tout en renforçant les exigences de cybersécurité et prise en compte des données à caractère personnel.
Il existe depuis fin 2012 une certification (NF 461 - Système d’Archivage Electronique) délivrée par l'AFNOR permettant aux organismes et entreprises qui le souhaitent de faire vérifier la conformité de leur système d’archivage électronique aux exigences de cette norme et de communiquer sur cette conformité. Le référentiel publiquement disponible établit la liste de toutes les exigences à respecter ainsi que des modalités de contrôle exigibles
La norme NF Z42-013 (version 2009) a été traduite en anglais et a donné naissance en 2012 à la norme internationale ISO 14641-1. Il n'est pas au programme de l'ISO actuellement de remettre à jour l'ISO 14461-1 à partir de la NF Z42-013 version 2020, mais un portage européen est à l'étude dans le cadre du CEN.
La norme NF Z42-026
Issue de la norme NF Z42-013, la norme NF Z42-026 ("Définitions et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations") est parue dans sa première version en mai 2017.
L'adoption de cette norme s'inscrit dans la continuité des textes législatifs et réglementaires (article 1379 du code civil et son décret d'application n°2016-1673 du 5 décembre 2016) établissant qu'une copie jugée fiable a la même valeur que le document original sur support papier et que la fiabilité de la copie est présumée sous certaines conditions de numérisation et de conservation.
La norme NF Z42-026 concerne avant tout la numérisation de documents d'activité. Elle permet néanmoins d'adapter les exigences en fonction de l'enjeu juridique porté par le document original. Ces exigences pourront donc être modulées selon le degré de fidélité formelle recherché, mais doivent être formalisées dans une convention de numérisation.
La norme définit les rôles et responsabilités des acteurs. Elle décrit les différentes étapes d'une numérisation "fidèle", du paramétrage de la chaîne de numérisation jusqu'aux traitements apportés sur l'image, et détermine la documentation et les traces à produire et à conserver afin d'attester de la conformité du processus (documentation technique, documentation des tests, etc.). Les conditions ultérieures de conservation de la copie "fidèle" relèvent quant à elles de la norme NF Z42-013.
Enfin, la NF Z42-026 prend en compte les différents cas de figure (numérisation de stock/numérisation de flux, décentralisée/centralisée...), et s’applique aux opérations réalisées en interne comme à celles réalisées par un tiers prestataire de numérisation.
La conformité à la norme est prouvée par l'obtention d'une certification NF 544, dont le référentiel publiquement disponible établit la liste de toutes les exigences à respecter ainsi que des modalités de contrôle exigibles (pages 9 à 36 du référentiel).