Ces registres sont tenus en exécution de l'art. 12 de la loi du 30 juin 1838 sur les aliénés. Outre les informations relatives à l'état civil des personnes placées, sont consignées des informations relatives à la mesure de placement proprement dite, notamment le certificat du médecin, joint à la demande d'admission, ainsi que, au moins tous les mois, les changements survenus dans l'état mental de chaque malade, les sorties et les décès. Dans les faits, les observations mensuelles sont la plupart du temps réduites au strict minimum, voire nulles. Vers 1900 apparaissent les mentions "P.O." (placement d'office), "P.V." (placement volontaire) et "P.V.D." (placement volontaire définitif ?)

La tenue des registres varie tout au long de la période. Le numéro matricule renvoie aux registres d'entrée correspondants (dont la numérotation est elle-même complexe, cf. le chapitre des entrées). Plusieurs numérotations se suivent : ainsi, à partir de 1870, une nouvelle numérotation est mise en place. A compter de cette date, les notations s'enrichissent et un système de reports de fiches de volumes antérieurs ou de renvois vers des volumes postérieurs se met en place : l'information est portée en haut de page, avec l'indication du n° du registre de provenance ou de renvoi ; lorsque ce numéro figure sur le plat de couverture, il a été repris dans la notice (numéro mentionné en tête, entre crochets carrés : [10]).

Les notices se fondent sur les dates extrêmes des observations médicales portées aux registres, complétées par les n° matricules des nouvelles entrées et les dates des entrées, l'ensemble de ces éléments permettant ainsi de reconstituer une chronologie à peu près cohérente. La présence d'index, fréquente à partir de 1870, facilite les recherches nominatives.