(BBAF) est un service de la sous-direction des affaires financières et générales, qui dépend elle-même de la direction de l'administration générale. Son rôle est d'assurer les relations avec le ministère chargé du budget ; il prépare le budget du ministère et en contrôle l'exécution. Depuis 1978, le bureau est dirigé par un administrateur civil, secondé par un adjoint (cf. annexe 1). Le bureau du budget comporte actuellement treize agents dont trois sont chargés spécifiquement du suivi et du contrôle financiers des établissements publics nationaux sous tutelle ; un s'occupe du suivi et du contrôle des associations subventionnées. Le bureau du budget et des affaires financières

Jusqu'à présent, un seul versement du bureau était entré au centre des archives contemporains (cote 900052) : c'était en 1990 et l'appellation du bureau était à ce moment-là " bureau du budget et de la programmation". Ce versement représente 31 m.l. et couvre une période allant de 1955 à 1980 ; sur un total de 92 articles, 21 concernent directement la tutelle des établissements publics et le contrôle des associations subventionnées.

Depuis ce premier transfert au CAC, les versements en provenance du bureau du budget se sont accumulés dans le dépôt de la rue de Valois. Au total, de 1989 à 1997, 16 versements accompagnés de leur bordereau ont été répertoriés ; il faut y ajouter un certain nombre de versements non enregistrés, sans bordereau. Ces versements ont été entreposés petit à petit dans une cellule, dont l'occupation est arrivée à saturation cette année. Un fonds de quelque 120 m.l. d'arriérés s'est ainsi constitué. De plus, le conditionnement des documents présentait un manque certain d'uniformité : se cotoyaient cartons DIMAB ou ARMIC, boîtes Cochard, registres et classeurs.

L'urgence du traitement de ce fonds était donc manifeste. Aussi, la Mission en a fait un élément prioritaire de son programme pour 1998. Il faut ajouter que cette opération s'intégrait également dans le cadre d'un plan de résorption des arriérés provenant de versements antérieurs à 1994.

Le conservateur chef de la Mission a décidé de procéder en deux temps : une première étape serait consacrée au traitement du suivi des établissements publics et des associations subventionnées ; une seconde serait destinée au traitement des dossiers relatifs au budget général du ministère. Il était prévu de reprendre intégralement chaque versement : les bordereaux ne pourraient plus par conséquent être employés comme instruments de recherche, leur qualité étant de toute façon trop inégale.

Le traitement des dossiers relatifs au suivi des établissements publics a débuté en 1997. Ce travail a été confié pendant deux mois à une stagiaire, Yasmina Boukhaïma, qui a d'abord établi une typologie des documents. Cette première opération a permis au conservateur d'élaborer un plan de classement. Une vingtaine de mètres linéaires ont ensuite fait l'objet d'un premier traitement à l'issue duquel la moitié a été conservée.

Cependant, l'essentiel restait à faire en 1998 : une première opération a permis en effet d'isoler un supplément de 25 m.l. d'archives concernant les établissements publics -en plus des 10 mètres déjà classés- et 5 m.l. sur les associations.

Après tri, éliminations, classement et reprise des documents traités l'année précédente, l'ensemble représente au final 53 cartons (soit un équivalent de 17,6 m.l.) couvrant le suivi de 33 établissements publics -dont plusieurs sont aujourd'hui dissous- ainsi que de leur association de préfiguration, et de 31 associations subventionnées. Il a été procédé, sous le contrôle du conservateur, à l'élimination d'environ 55 % des documents au cours du traitement. Par ailleurs, au fur et à mesure de l'avancée du travail, le plan de classement a été affiné. Le fonds finalement constitué a été jugé suffisamment cohérent pour faire rapidement l'objet d'un versement au CAC, et ce avant même d'avoir achevé le traitement de l'autre partie du fonds du bureau du budget.

A l'avenir, la Mission ne devrait plus être confrontée comme ce fut le cas auparavant à des versements "sauvages", car le tableau de gestion établi il y a peu permet dorénavant au BBAF de gérer ses archives de façon plus cohérente. Par ailleurs, le bureau a bénéficié récemment de l'intervention d'un vacataire pour améliorer la gestion de ses documents au quotidien.

est évident à plus d'un titre : L'intérêt de ce fonds

- Les archives provenant des établissements publics sous tutelle du ministère de la Culture sont encore rares et parfois lacunaires au CAC alors que même les établissements publics tiennent une place non négligeable au sein de la sphère Culture, puisqu'ils y représentent en gros un tiers du budget et deux tiers des effectifs. D'après l'état des versements, seuls 14 établissements publics ont déjà effectué des versements ainsi que 6 associations ;

- L'exercice de la tutelle du ministère sur ces établissements est un domaine encore très peu couvert dans les archives de Fontainebleau. Le fonds offre un reflet d'une part importante de l'activité et de l'action administrative du bureau du budget au cours des années 1980. Exercice par exercice, le chercheur pourra suivre les différentes étapes de l'élaboration du budget d'un établissement public, de ses modifications ou de son exécution ; le fonds permet par ailleurs d'aborder le traitement par le bureau de nombreuses affaires juridiques, immobilières ou autres liées à la gestion du personnel ou aux activités des établissements publics ; il permet également de mieux cerner les relations du bureau avec le ministère chargé du budget ;

- le fonds vient combler un vide important, celui des années 1980, particulièrement riches en créations d'établissements publics constructeurs (BDF, EPOB, EPGL, EPPV) notamment ;

- le fonds contient une série importante d'arrêtés originaux, qui remontent aux années 1950 pour certains établissements ;

- le versement de ce fonds est effectué alors qu'une importante réflexion a été engagée au sein du bureau du budget sur la modernisation de la tutelle des établissements publics. Cette réflexion porte sur la mise en place de conseils d'administration dans les établissements publics qui en sont dépourvus ; sur la représentation des directions du ministère au sein de ces conseils d'administration ; sur la mise en place de contrats d'objectifs ; sur d'éventuelles restructurations (création, suppression, regroupement d'établissements publics).

Suivi des établissements publics sous tutelle du ministère de la Culture et des Associations Culturelles chargées d’une mission de service public (classement par direction de tutelle) : Eléments de réflexion générale, statuts, conseil d’administration, budget et comptabilité, personnel, affaires juridiques et contentieux, affaires immobilières, activités, 1946 ; 1949-1994. Art 1-46 : Etablissements publics nationaux. Art 47-53. Associations