Inventaire d'archives : Services Communs urbanisme et transports ; Cabinet et services rattachés au Ministre ; Conseil général des Ponts et chaussées
Titre :
Services Communs urbanisme et transports ; Cabinet et services rattachés au Ministre ; Conseil général des Ponts et chaussées (1990-2004)
Contenu :
Intitulé.
VERSEMENT 20050365.
Base SIGMA (Système de gestion informatisé des affaires) utilisée pour la gestion des rapports d'étude produits par les membres du Conseil général des Ponts et chaussées (CGPC).
1 article.
1 102 579 octets.
1990-2004.
Contexte de production.
La base SIGMA 2000 (Système de gestion informatisé des affaires) est une production électronique du bureau de la documentation et des archives (BRD), rattaché à la 7ème section du Conseil général des Ponts et Chaussées (CGPC).
Le CGPC a pour finalité d'informer, de sensibiliser et d'éclairer les ministres et les pouvoirs publics. Il s'agit de tenir au courant, rendre compte, attirer l'attention, proposer des orientations. Cette finalité s'exerce par deux missions principales : conseiller les ministres et leurs administrations (centrales et déconcentrées) ; contrôler (« inspecter ») le fonctionnement des administrations de l'Etat et des autres organismes chargés de missions de services publics et évaluer leurs performances.
Les activités qui concourent à remplir ces missions se regroupent en quatre familles : veille, observation et prospective ; contrôle, audit et évaluation ; expertise et conseil ; conseil en orientation des carrières des cadres supérieurs. Ces activités se concrétisent par la production de rapports d'étude (expertise, évaluation, aide à la décision), d'avis (sur les affaires contentieuses, sur tout document ou rapport) et de rapports d'inspection.
Au sein de la 7ème section, compétente pour les questions ayant trait à la mobilisation des ressources du Conseil et à la diffusion du résultat de ses travaux, le Bureau des rapports et de la documentation gère le suivi administratif des missions. Il participe à la mise en forme de deux grandes catégories de rapports ; ceux relatifs à une inspection et ceux générés par une demande de conseil, d'étude ou d'expertise. Il s'agit, dans ce cas, de missions commandées au vice-président et confiées à un ou plusieurs membres du Conseil.
La gestion des rapports s'organise autour de quatre pôles :
. L'instruction et le traitement des affaires : identification et suivi des missions d'avis de conseil et d'expertise confiées au Conseil dans la base de gestion d'affaires Sigma. Rédaction ou mise en forme des lettres de mission et de transmission ainsi que des décision de constitution de groupes de travail. Réalisation de tableaux de suivi et de travaux de synthèse de l'activité.
. La diffusion et la communication : vérification de la présentation des documents, remise en forme des notes de transmission. Vérification de la communicabilité des rapports et transmission des informations à diffuser sur intranet et internet. Alimentation des bases de données documentaires du ministère et production de notices documentaires, réponse aux demandes de communication.
. L'administration des bases informatiques : Sigma 2000 en liaison avec la 1ère section et le bureau des systèmes d'information, ISA2 (politique documentaire ministérielle) et ARCHE 2000 (archives intermédiaires de l'Administration centrale) en liaison avec la DGPA
. Documentation : gestion des abonnements, circulation des revues, achat d'ouvrages, recherche d'information.
. Le classement et l'archivage : assistance et conseil au niveau du CGPC.
Organisation des données dans la base SIGMA :
La base de données SIGMA, créée à partir du progiciel GEOBASE, fonctionne en réseau selon une architecture client-serveur. Elle permet le suivi des affaires par l'ensemble des instances associées selon les principales étapes suivantes :
- phase de commande (lettre de commande)
- notification d'une mission (attribution à un ou plusieurs membres du Conseil)
- exécution de la mission, sous le contrôle d'un président de section
- validation des propositions
- production d'un rapport définitif
- plan de diffusion du rapport, archivage, signalisation bibliographique
- suites données au rapport, promotion des propositions auprès du commanditaire, conseils.
SIGMA comprend 24 champs descriptifs de chaque affaire, dont 6 où l'information est codifiée (voir signification des codes en annexe 1). Les champs fonctionnels sont complétés par des champs strictement documentaires permettant une indexation normalisée selon le thésaurus en usage dans le ministère.
La base est présentée à plat en ASCII, format txt. Dans la présente extraction, les champs sont séparés par le signe $.
Date des documents.
La base SIGMA, mise en service en 1997, était toujours active à la date du présent versement (2005) qui en constitue une extraction. Elle a été remplacée par une nouvelle version SIGMANET en 2006.
Les premières affaires enregistrées sont antérieures à 1997, car SIGMA succédé à une autre application (SAPRISTI). Toutefois la migration des données antérieures à 1997 a été limitée : 1 affaire pour 1990 (date de l'affaire la plus ancienne) puis sélection progressive pour la période 1992-1996.
L'extraction a été bornée, pour la date la plus récente, aux affaires :
- dont le champ « diffusion » ou le champ « dépôt » est renseigné avec une valeur antérieure au 1er janvier 2005.
- dont la dernière date de mise à jour système est antérieure à 2005.
Volume.
La présente extraction comprend donc 3078 notices descriptives pour des affaires suivies par le BRD de 1992 à 2004 inclus.
Intérêt.
La base SIGMA constitue un exemple de base de gestion mise en oeuvre par un service administratif. Elle présente un intérêt majeur pour faire des recherches sur les missions conduites par le CGPC entre 1990 et 2004. Elle a été archivée dans le cadre d'une expérimentation qui lui associe le versement 20050366, constitué des versions électroniques de ces rapports de mission.
Sommaire
Art 1-4 : Base de données de gestion des rapports du Conseil Général des Ponts et Chaussées (CGPC), (SIGMA 2000) : Extraction et informations contextuelles, 1990-2004
Cote :
20050365/1-20050365/4
Publication :
Archives Nationales
2005
Informations sur le producteur :
Conseil général des ponts et chaussées
Localisation physique :
Fontainebleau
Identifiant de l'inventaire d'archives :
FRAN_IR_026499