1.    Introduction

1. Dans le cadre de son activité, le service interministériel des Archives de France est amené à collecter et à traiter, via le portail FranceArchives, des données à caractère personnel relatives aux visiteurs du portail, aux abonnés à la lettre d’information, aux agents des services publics d’archives et aux auteurs des demandes adressées via le formulaire de contact.

2. L’objectif principal de cette page est de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données mis en œuvre pour vous permettre de comprendre dans quelles conditions vos données sont traitées.

2.    Une collecte loyale et transparente de vos données

3. Dans un souci de transparence, le service interministériel des Archives de France prend soin d’informer les personnes concernées susmentionnées de chaque traitement qu’il met en œuvre via le portail FranceArchives par des mentions d’information.

4. Ces données sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes et sans qu’elles en soient informées.

3.    Une utilisation légitime et proportionnée de vos données

5. Lorsque le service interministériel des Archives de France est amené à traiter des données via le portail FranceArchives, il le fait pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite. 

6. Pour chacun des traitements mis en œuvre via le portail FranceArchives, le service interministériel des Archives de France s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

7. Le service interministériel des Archives de France veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

4.    Utilisation de témoins de connexion (« cookies »)

8. Les cookies font l’objet d’une politique cookies. 

5.    Les données à caractère personnel que nous traitons

9. Dans le cadre des traitements de données à caractère personnel dont les finalités vous seront présentées ci-après, le service interministériel des Archives de France collecte et traite les catégories de données suivantes : 

• Des données d’identification des personnes concernées telles que votre civilité, vos nom et prénoms ;
• Des données relatives à la situation professionnelle de la personne concernée telles que la profession ou encore les coordonnées professionnelles et le code INSEE de la commune où elle exerce sa profession.

6.    Les bases juridiques et les finalités de nos traitements de données

10. Les traitements mis en œuvre par le service interministériel des Archives de France via le portail FranceArchives ont les finalités et bases juridiques suivantes :

• Gestion de la lettre d’information : consentement.
• Gestion de l’annuaire des services publics d’archives : nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.
• Gestion des demandes adressées via le formulaire de contact : nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public.

7.    Les destinataires de vos données

11. La sous-direction du pilotage, de la communication et de la valorisation des archives du service interministériel des Archives de France est seule destinataire de vos données pour ce qui concerne :

• l’inscription à la lettre d’information ;
• la gestion de l’annuaire des services public d’archives ;
• les demandes adressées via le formulaire de contact.

12. Nous veillons à ce que seules les personnes habilitées puissent avoir accès à ces données. Le service interministériel des Archives de France applique une politique d’habilitation stricte qui permet que les données qu’il traite ne soient transmises qu’aux seules personnes autorisées à y avoir accès.

8.    Les durées pour lesquelles nous conservons vos données

13. Le service interministériel des Archives de France fait en sorte que les données ne soient conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

14. Les durées de conservation que nous appliquons à vos données à caractère personnel sont proportionnées aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. 

15. Plus précisément, nous organisons notre politique de conservation des données de la manière suivante : 

• Les données de gestion de la lettre d’information sont supprimées en cas de désabonnement de la personne concernée.
• Les données de gestion de l’annuaire des services publics d’archives sont supprimées en cas de changement de fonction de la personne concernée.
• Les données résultant des demandes adressées via le formulaire de contact sont conservées durant cinq ans.

9.    La sécurité des données personnelles

16. Le service interministériel des Archives de France accorde une importance particulière à la sécurité des données personnelles.

17. Il a mis en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées au degré de sensibilité des données personnelles, en vue d’assurer l’intégrité et la confidentialité des données et de les protéger contre toute intrusion malveillante, toute perte, altération ou divulgation à des tiers non autorisés.

18. Néanmoins, la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, ainsi la personne concernée est invitée à rester vigilante sur la question.

10.      Les droits qui vous sont reconnus

19. Le service interministériel des Archives de France est particulièrement soucieux du respect des droits qui vous sont accordés dans le cadre des traitements de données qu’il met en œuvre via le portail FranceArchives, pour vous garantir des traitements équitables et transparents compte tenu des circonstances particulières et du contexte dans lesquels vos données personnelles sont traitées.

10.1   Votre droit d’accès

20. À ce titre, vous avez la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, vous disposez du droit de demander une copie de vos données et des informations concernant :

• les finalités du traitement ;
• les catégories de données personnelles concernées ;
• les destinataires ou catégories de destinataires ainsi que, le cas échéant si de telles communication devaient être réalisées, les organisations internationales auxquelles les données personnelles ont été ou seront communiquées, en particulier les destinataires qui sont établis dans des pays tiers ;
• lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles envisagée ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
• l’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
• des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
• l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage, et dans ce dernier cas, des informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les conséquences prévues de ce traitement pour les personnes concernées.

10.2   Votre droit à la rectification de vos données

21. Vous pouvez nous demander à ce que vos données personnelles soient, selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.

10.3   Votre droit à l’effacement de vos données

22. Vous pouvez nous demander l’effacement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

23. Votre attention est attirée sur le fait que le droit à l’effacement des données n’est pas un droit général et qu’il ne pourra y être fait droit que si un des motifs prévus dans la réglementation applicable est présent.

10.4   Votre droit à la limitation des traitements de données

24. Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation.

10.5   Votre droit de vous opposer aux traitements de données

25. Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de vos données à caractère personnel dont la base juridique est l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement.

26. En cas d’exercice d’un tel droit d’opposition, nous veillerons à ne plus traiter vos données à caractère personnel dans le cadre du traitement concerné sauf si nous pouvons démontrer que nous pouvons avoir des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts et à vos droits et libertés, ou le traitement se justifier pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

10.6   Votre droit à la portabilité de vos données

27. Vous disposez du droit à la portabilité de vos données personnelles. Nous attirons votre attention sur le fait qu’il ne s’agit pas d’un droit général. En effet, toutes les données de tous les traitements ne sont pas portables et ce droit ne concerne que les traitements automatisés à l’exclusion des traitements manuels ou papiers.

28. Ce droit est limité aux traitements dont la base juridique est votre consentement ou l’exécution des mesures précontractuelles ou d’un contrat.

29. Ce droit n’inclut ni les données dérivées ni les données inférées, qui sont des données personnelles créées par le service interministériel des Archives de France.

10.7   Votre droit de retirer votre consentement

30. Lorsque les traitements de données que nous mettons en œuvre sont fondés sur votre consentement, vous pouvez le retirer à n’importe quel moment. Nous cessons alors de traiter vos données à caractère personnel sans que les opérations antérieures pour lesquelles vous aviez consenti ne soient remises en cause. 

10.8   Votre droit d’introduire un recours

31. Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (3 place de Fontenoy 75007 Paris) sur le territoire français et ce sans préjudice de tout autre recours administratif ou juridictionnel.

10.9   Votre droit de définir des directives post-mortem

32. Vous avez la possibilité de définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès selon les modalités ci-après définies. Ces directives particulières ne concerneront que les traitements mis en œuvre par nos soins et seront limitées à ce seul périmètre.

33. Le respect de ces directives est sans préjudice des dispositions applicables aux archives publiques comportant des données à caractère personnel.

10.10 Les modalités d’exercice de vos droits

34. Tous les droits énumérés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique contact@francearchives.gouv.fr ou par courrier postal adressé au 182 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, en justifiant de votre identité par tous moyens.

11. Modification du présent document

35. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette politique sur notre site internet. Elle pourra faire l’objet de mises à jour.