Le standard d'échange de données pour l'archivage permet de faciliter, voire d'automatiser, les versements d'archives d'un service producteur à un service d'archives, lorsqu'il est utilisé pour l'export des données depuis le progiciel utilisé par le service producteur et pour leur import dans le progiciel du service d'archives.
Une telle mise en oeuvre suppose un important travail préparatoire, adapté à chaque catégorie de données concernée (identification des documents à verser ou à éliminer en tenant compte des circulaires de tri existantes, détermination des métadonnées utiles, structuration de l'information dans chaque versement, etc.) et aboutissant à un mode d'emploi ou profil particulier du standard d'échange pour cette catégorie de données.
Ces profils s'adressent aux éditeurs de progiciels de gestion du domaine métier qui souhaitent implémenter une fonction d'export des données pour archivage et aux éditeurs de progiciels de gestion d'archives, qui devront être en mesure d'importer les données ainsi extraites.
Chaque profil précise :
Les messages autres que le transfert et la demande d'élimination décrits par le standard d’échange (accusés de réception...) n’ont pas été spécifiés dans les profils car il n’est pas prévu, dans un premier temps, que les échanges dans ce domaine se déroulent sous forme entièrement dématérialisée.
Pour obtenir davantage d'informations sur les profils d'archivage SEDA, vous pouvez consulter la plateforme SHERPA disponible à l'adresse suivante.