Les services d'archives implantés dans les ministères

Si les Archives nationales conservent à titre définitif les archives des administrations centrales de l’Etat, la gestion de ces archives, en amont de leur versement, relève de la responsabilité de chaque ministère. Cette gestion revêt une importance particulière dans la mesure où elle conditionne l'alimentation des futures sources de l’Histoire.

La constitution d'un réseau au sein des ministères

L’origine des missions découle des difficultés récurrentes rencontrées par les Archives nationales dès leur création à obtenir des versements réguliers des ministères.

Le décret du 21 juillet 1936 organisant les « versements dans les dépôts d’archives d’Etat des papiers des ministères et des administrations qui en dépendent » marque une première étape. Il prévoit notamment l’envoi au sein des ministères d’un « agent de liaison » de la Direction des archives, à chaque début d’année.

L’implantation permanente de services d’archives au sein des ministères ne démarre réellement que dans les années 1950, avec l’installation de conservateurs « en mission », d’abord dans les grands ministères régaliens : ministère de l’Intérieur (1952), de l’Éducation nationale (1954), puis des Travaux publics (1954), des Finances (1955) et de la Construction (1959).

Le réseau des missions se développe progressivement jusque dans les années 1980 et la dernière création en date, celle de la mission des archives auprès du ministère de la culture (1986).

Parallèlement, les missions s’étoffent en personnel. Leur positionnement évolue vers une intervention auprès des services producteurs d’archives de plus en plus en amont, dès la création des documents.

Une collecte au plus près des services producteurs

Les compétences actuelles des missions sont encadrées par la circulaire du 2 novembre 2001 relative à la gestion des archives dans les services et établissements publics de l'Etat.

Elles exercent, au nom du Service interministériel des Archives de France, le contrôle scientifique et technique de l’Etat sur les archives publiques de leur périmètre respectif (administration centrale du ministère et opérateurs sous tutelle ministérielle).  L’exercice de ce contrôle recouvre notamment la vérification des bonnes conditions de gestion et de conservation des archives et la validation des éliminations d’archives ne présentant pas d’intérêt historique.

Elles définissent la politique de collecte pour les services de l’administration centrale. En sélectionnant les archives ayant vocation à rejoindre les Archives nationales en raison de leur intérêt historique, elles participent à la constitution du patrimoine commun de la Nation.

Elles assurent la préparation intellectuelle et matérielle des archives avant leur versement aux Archives nationales. Ce travail peut porter sur des documents sous format papier comme numérique, mais aussi sur des supports spécifiques (photographies, diapositives, affiches...). Il vise à faciliter leur mise à disposition au public (classement des dossiers, rédaction d'un inventaire…) ainsi qu’à garantir leur conservation pérenne (remplacement des conditionnements par des matériaux adaptés, contrôle des formats des fichiers numériques...).

Elles conseillent et accompagnent les services de l’administration centrale dans la gestion de leur production documentaire, et participent à ce titre à la bonne gestion de l’information et à la modernisation de l’Etat. Certaines missions assurent par ailleurs la conservation et la communication des archives dites « intermédiaires », qu’elles soient sous format papier ou numérique, tant qu’elles demeurent utiles aux services qui les ont produites.

Elles assurent la communication des archives placées sous leur responsabilité et sont amenées à orienter les chercheurs désireux de les consulter.

Leur activité est coordonnée par le bureau du contrôle, de la collecte, des missions et de la coordination interministérielle du service interministériel des Archives de France, par ailleurs également chargé de coordonner l’action des services départementaux d’archives en matière de collecte des archives produites par les services déconcentrés de l’Etat.

La liste des missions des archives est consultable sur l'annuaire en ligne des services d’archives.