Référentiel pour l’indexation des producteurs d’archives

Afin d’enrichir la contextualisation des archives décrites, les archivistes sont invités à rédiger des notices descriptives de producteurs d’archives ou à indexer toute personne physique ou morale liée aux documents. Dès lors surgit le besoin de disposer de modèles normalisés.

Contexte du groupe de travail

À la suite des RASAD de La Rochelle en 2010, l’idée a rapidement germé de créer et d’alimenter une base de données constituée de notices d’autorité (formes autorisées) génériques de producteurs d’archives ayant existé depuis 1800, pour répondre à un besoin de la communauté des archivistes.

Dès septembre 2010, grâce à une convention entre le Service interministériel des Archives de France (SIAF) et l’Association des Archivistes français (AAF), un groupe de travail constitué d’archivistes municipaux, départementaux et régionaux, coordonné par la section AD de l’AAF, est constitué avec l’appui technique et méthodologique du SIAF.

Entre 2010 et 2019, la base de données s’est enrichie d’un référentiel des 645 formes autorisées et de 298 notices descriptives de producteurs. Elle est reconnue dans la profession comme un outil répondant largement aux attentes des services, même s’il reste perfectible. 

La norme utilisée pour la création des notices est celle en vigueur à cette époque pour l’indexation des collectivités : AFNOR NF Z 44-060, relative au catalogage d’auteurs et d’anonymes – Formes et structure des vedettes de collectivités auteurs.

Dans un premier temps destiné à recueillir des notices génériques de producteurs pouvant être transposées d’un département à l’autre, le référentiel a vocation dès sa création à s’enrichir par les rédactions des membres du groupe de travail, mais également par les propositions des membres de l’AAF, liées à des propositions locales.

Cependant, les outils et les normes ont évolué. En juin 2022, la norme AFNOR NF Z 44-060 a été remplacée par le chapitre 11 de la section 3 relatif aux collectivités du code RDA-FR, transposition française du nouveau code catalogage Ressource Description Access (RDA).

Afin d’assurer une certaine interopérabilité avec les données des bibliothèques, il était nécessaire de réviser les formes autorisées du référentiel. Dans le cadre du groupe de travail description et indexation des archives, un groupe d’archivistes des Archives nationales, des Archives départementales de l’Ardèche, de la Haute-Garonne, du Rhône, du Tarn, de la Vienne et de l’Yonne a mis à jour les tableaux entre mai 2023 et septembre 2024.

Référentiel national des formes autorisées du nom pour l'administration territoriale de 1800 à nos jours

Le référentiel se compose de treize grands domaines d’activité, s’inspirant de ceux figurant dans le thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines et de l’organisation des tableaux de gestion déposés sur l’ancien espace partagé sur l’intranet du ministère de la Culture.

Le nouveau code RDA-FR a été élaboré dans un souci de simplification des règles de création des formes normalisées. Il s’ensuit des changements relativement importants dans les structures de ces points d’accès représentant les collectivités.

Par ailleurs, il s’est avéré indispensable de transposer les notions et le vocabulaire de RDA-FR avec celui des archivistes. À la lecture du code, dix cas d’usages ont été définis qui ont permis de définir des modèles de construction des libellés :

1. Administration centrale de l’État ;
2. Service déconcentré de l’État relevant du préfet ;
3. Collectivité locale territoriale au niveau régional, départemental ou communal ;
4. Institutions dépendant de l’État au niveau central ou d'une subdivision territoriale différente de la région, du département et de la commune, pour laquelle il faut ajouter des informations de localisation pour les différencier ;
5. Établissement public ou privé dont la dénomination comporte toutes les informations de localisation permettant de le différencier d’un autre ;
6. Établissement public ou privé exerçant sa mission sur un ressort précis (national, régional, départemental, communal) ;
7. Établissement public ou privé n’ayant pas de ressort précis ;
8. Collectivité subordonnée à un établissement public ou privé ;
9. Académies ;
10. Collectivités religieuses subordonnées.

Deux dérogations au code RDA-FR, validées en séance plénière du GT description du 9 février 2024, ont été introduites :

• La distinction entre les services déconcentrés de l’État et les collectivités créées par les lois de décentralisation est indispensable pour différencier les services producteurs d’archives au niveau territorial. Un cas d’usage 3 pour identifier les collectivités locales territoriales (région, département et commune) a ainsi été créé.
• Les paroisses qui disposent d’une personnalité canonique, à différencier des fabriques ou associations paroissiales, sont considérées comme des collectivités subordonnées à l’Église catholique ou l’Église réformée de France.

La forme du tableau change également. Afin de faciliter la recherche et la réutilisation, les treize domaines d’activité sont regroupés dans un unique fichier tableur. Le premier onglet présente les dix cas d’usage, puis chaque onglet est dédié à un domaine.

Chaque tableau comporte les colonnes suivantes :

• Identifiant unique ;
• Nom de l’organisme en langage naturel, classé dans l’ordre alphabétique ;
• Sigle ;
• Forme autorisée (2024) ;
• Autres formes du noms servant à répertorier des libellés alternatifs ;
• Exemples (2024) ;
• Dates d'existence ;
• Observations ;
• Notes de révision ;
• Cas d'usage ;
• Identifiant de la notice ;
• Formes autorisées du nom (2016) ;
• Exemples.

Consulter/télécharger le référentiel national des formes autorisées du nom pour l’administration territoriale de 1800 à nos jours.

Voir le schéma de formation des libellés des formes autorisées.

Consulter/télécharger la table de correspondance Atom/FranceArchives  (identifiants et URI modèles de notices EAC-CPF).

Notices génériques de producteurs d'archives

298 notices génériques de producteur d’archives ont été produites entre 2010 et 2019 grâce au logiciel ICA-ATOM utilisé par le SIAF et étaient consultables et téléchargeables au format XML EAC-CPF pour intégration dans un système d’information archivistique depuis une plateforme gérée par l’AAF.

Ces notices génériques sont maintenant transférées dans le réservoir de notices producteurs sur FranceArchives.

Leur libellé a été mis en conformité avec le référentiel des formes autorisées et la mention « [Modèle] » a été ajoutée systématiquement pour les distinguer de notices de producteurs créées par les contributeurs du portail.

Règles pour créer de nouveaux producteurs

La création de nouveaux producteurs répond à deux critères :

• Un changement de missions ou de ressort important ;
• L’apparition d’une nouvelle entité avec des missions spécifiques.

Un simple changement de nom n’entraîne pas la création d’un nouveau producteur. Il est seulement nécessaire d’indiquer la nouvelle appellation et de mentionner l’ancienne dans les formes alternatives du nom, éventuellement avec une indication de dates.