Le bordereau présente les contrôles par trésoreries. Chaque trésorerie produit à la chambre des comptes " individualisés " et des comptes par productions groupées, dites " collectivités groupées " dans l'intercalaire.

Dès 1984, le système des collectivités groupées a été mis en place pour rationaliser les contrôles. Les collectivités groupées représentent un ensemble d'organismes (communes dont le nombre d'habitants est faible, petits syndicats intercommunaux, associations foncières), dont la production comptable ne dépasse pas, pièces générales et pièces justificatives comprises, trois liasses de trois kilogrammes par exercice.

Les contrôles portent sur plusieurs exercices comptables, en principe quatre. Toutefois, au début du fonctionnement des CRC, ils ont porté souvent sur le seul exercice 1983, parfois sur les exercices 1983 et 1984 ou sur les exercices 1983 à 1985. Ensuite, le système quadriennal a pu être instauré, sauf impossibilité due à la charge des programmes annuels, et à la naissance et la disparition de certains organismes.

Ainsi, les collectivités groupées d'une trésorerie regrouperont le " D1 " qui renferme toutes les pièces à l'appui des observations formulées sur l'ensemble des organismes contrôlés, et les comptes de gestion sur chiffres de chaque organisme pour chaque exercice sous contrôle.

Il n'est pas possible de joindre au bordereau la liste des organismes appartenant à une production par collectivités groupées, pour chaque exercice, pour les raisons suivantes :

- jusqu'en 1986, les CRC étaient compétentes pour statuer sur les comptes de toutes les collectivités, quelle que soit leur situation démographique et financière. S'agissant des communes et groupements de communes, depuis 1987, un seuil de compétence des CRC a été institué. Elles n'ont connu alors, jusqu'à la loi du 21 décembre 2001, et sauf exception, que des collectivités à démographie supérieure à 2 000 habitants et dont le montant des recettes ordinaires était supérieur à 2 millions de francs. Ainsi est-il tout à fait possible, et courant, compte tenu notamment des variations budgétaires, que sur un contrôle portant sur quatre exercices, une collectivité ne relève que partiellement de la compétence de la CRC.

- s'agissant des syndicats de communes, des associations foncières et des associations syndicales autorisées, il n'est pas rare qu'une création ou une dissolution au cours de la période sous contrôle ne vienne modifier la composition par exercice des collectivités groupées.

En outre, le système de contrôle par collectivités groupées ne s'impose pas à la CRC. Un rapporteur peut décider d'individualiser le contrôle d'un organisme. Celui-ci est alors retiré des collectivités groupées et contrôlé à part, individuellement.

Enfin, la loi permet aux CRC d'exercer, à titre exceptionnel, son contrôle sur une collectivité ne relevant pas de sa compétence directe, mais de l'apurement administratif de la trésorerie générale, mode de contrôle des petits organismes. Cette procédure, dite d'évocation, entraîne un archivage à la CRC de certaines pièces d'un contrôle que l'on aurait dû normalement trouver auprès des trésoreries générales.

Afin de savoir si un organisme particulier (une commune, un établissement public ou une association foncière) appartenant à une production par collectivités groupées a fait l'objet d'un contrôle sur une période déterminée, la solution la plus pratique est de contacter la trésorerie générale du département concerné ou le greffe de la CRC. Cette dernière solution apparaît comme la meilleure, puisque le greffe est en mesure, pour un organisme donné, de fournir des renseignements sur les exercices contrôlés et sur les suites données au contrôle. Il peut en outre indiquer l'emplacement exact aux archives de l'ensemble des pièces inhérentes au (ou aux) contrôle (s) de cet organisme.

Sur l'intercalaire, les dates figurant dans les cartouches " date début " et " date fin " représentent les premiers et derniers exercices sur lesquels a porté le contrôle juridictionnel. En ce qui concerne l'examen de la gestion, il est courant qu'il soit prolongé, comme le permet la loi, " jusqu'à la date la plus récente ", c'est-à-dire jusqu'au moment où le conseiller en charge du contrôle dépose son rapport. Or, la date du dépôt du rapport est très aléatoire. Elle est tributaire de la date de production des pièces comptables par les trésoreries, de la période de commencement du contrôle au vu du programme annuel, de la durée du contrôle, des changements éventuels de rapporteur, et du fait que l'envoi à l'ordonnateur d'une lettre d'observations définitives est ou non décidé par la collégialité.

Ainsi, pour connaître l'étendue exacte, dans le temps, de l'examen de la gestion effectué par la chambre sur une collectivité, il convient de se reporter au rapport initial, ou à la lettre d'observations définitives éventuellement formulée.