Inventaire d'archives : Intérieur ; Direction générale de l'administration ; Direction personnel, formation et action sociale ; Sous-direction des...
Titre :
Intérieur ; Direction générale de l'administration ; Direction personnel, formation et action sociale ; Sous-direction des personnels ; Bureau personnels de préfecture (1998-2004)
Contenu :
INTRODUCTION
Le présent versement coté
a été effectué à la Mission des Archives nationales auprès du ministère de l'Intérieur et de l'Aménagement du territoire le 18 juillet 2005, avec bordereau, par le bureau des personnels de préfecture (Secrétariat général/direction des ressources humaines/sous-direction des personnels), section courrier parlementaire et affaires générales.
20050374 art. 1-13
Le versement est constitué de dossiers de situation des effectifs des préfectures, classés par département, couvrant la période 2000-2004 (avec quelques documents plus anciens). Il vient à la suite et complète les versements suivants :
, en particulier les articles 1 à 16 concernant la situation des effectifs de préfecture et des interventions sur le même sujet sur une période allant de 1982 à 1999.
- 20020384 art. 1-17
, sur la situation des effectifs de préfecture de l'année 2000.
- 20030377 art. 1-6
Les dossiers de la plupart des départements comprennent deux parties :
- une partie "
" composée de courriers entre la préfecture et le ministère sur le thème des effectifs (originaux et copies). On peut y trouver également des documents tels que des procès-verbaux de CTP, des journaux internes des préfectures, des rapports, des tableaux d'effectifs, diverses interventions en faveur de personnes particulières et d'autres types d'informations.
correspondance
- Une partie "
" composée de dossiers contenant différents éléments sur la préfecture et la situation des effectifs.
audiences
La partie "
s " comprend essentiellement des dossiers d'audience dont la typologie est décrite dans une fiche ci-jointe. Ce sont des dossiers constitués à la demande du directeur des ressources humaines, DRH (directeur des personnels, de la formation et de l'action sociale, DPFAS, jusqu'au 31 décembre 2003), du sous-directeur du personnel ou d'un chef de bureau lorsqu'un préfet ou son secrétaire général est reçu en audience. Ils permettent d'avoir une vision globale de la situation lors de l'entretien.
audience
Les audiences et les dossiers se sont développés en 2000. Chaque bureau gestionnaire de personnels concerné par la préfecture - BGPP (devenu BPP), BAGPP (devenu BEFAJ) et BPTS - réunit ses éléments sur la préfecture, les effectifs et la gestion prévisionnelle dans un dossier. Une fois l'audience passée, le dossier est retourné au producteur. Depuis mars 2004, le BEFAJ centralise toutes les informations provenant des différents bureaux mais les éléments reviennent toujours au producteur. Ce sont donc ces dossiers retournés qui constituent ce présent versement. Il n'existe pas de dossiers de compte-rendu de ces audiences.
Ce versement, couplé aux précédents, présente un intérêt incontestable pour l'histoire administrative et sociale. En effet, les éléments relevés concernant la situation des effectifs de toutes les préfectures et leur gestion sur plusieurs années devraient permettre de réaliser des études poussées sur le sujet. Ainsi, la déconcentration de la gestion des personnels et la mise en place de la globalisation des crédits est abordée à plusieurs reprises.
Par ailleurs, ces dossiers semblables ne sont pas pour autant tous identiques. Certains contiennent des éléments supplémentaires dont l'intérêt n'est pas négligeable.
Il est à noter que seuls les doubles et les brouillons ont été éliminés dans ce versement, soit environ un mètre linéaire de documents.
Les dossiers d'audiences étant presque tous constitués des mêmes pièces, une fiche globale de composition des dossiers a été réalisée à la suite de l'introduction, permettant de ne pas alourdir les analyses au sein du répertoire. Seuls les documents différents et particulièrement marquant ont été indiqués.
Certains éléments de l'analyse, en particulier des dates, ont été mis entre " crochets " […], ce qui signifie que l'information n'était pas écrite sur le document mais qu'elle a pu être déduite par les autres pièces.
Composition du dossier d'audience
Les dossiers ne comportent pas toujours tous les sous-dossiers et documents énumérés ci-dessous, mais ce sont ceux que l'on retrouve en grande majorité.
- Un document agrafé ou sous-dossier "
" comprenant :
effectifs
- une fiche de présentation de la préfecture (noms des préfet, secrétaire général et directeur de cabinet ; sous-préfectures et sous-préfets ; population).
- plusieurs tableaux et fiches d'effectifs établis à une date donnée, parfois nominatifs, sur les différents corps (PTS en particulier ; ceux-ci constituent parfois un sous-dossier à part), sur les mouvements intervenus dans l'année précédente. Certaines fiches sont extraites de logiciel de gestion comme ARCADE
.
ARCADE est un outil (logiciel) d'Aide à la Répartition, à la Comparaison et à l'Ajustement de l'Effectif, qui vise à rechercher la meilleure organisation pour faire face aux missions des préfectures en tenant compte de leur environnement.
- des informations sur les affaires juridiques et générales (contentieux en cours, représentation des syndicats).
- D'autres tableaux et statistiques selon les préfectures (bilan du régime indemnitaire, pyramides des âges, …).
- un sous-dossier "
" (gestion prévisionnelle des effectifs, des emplois et des compétences) comprenant des tableaux généraux et nominatifs sur les mouvements et situations prévus dans l'année.
GPEEC
- un sous-dossier "
" : il s'agit la plupart du temps de doubles des courriers présents dans la partie " correspondance " de la préfecture. Ils ont été éliminés, excepté lorsque la cohérence du dossier pouvait être remise en cause. De plus, les copies des mêmes courriers étaient présentes dans chaque dossier d'audience. Les originaux présents ont cependant été laissés à leur place.
correspondance
- un sous-dossier "
" (ou
des directeurs) qui contient des fiches d'évaluation individuelles et nominatives (extraits de fiches de notation) sur chacun des directeurs de préfecture en poste au moment de l'audience. Quelques dossiers contiennent des copies de fiches de notation. On rencontre également parfois une fiche qualitative (fiche d'évaluation) du chef de bureau ou chef de service du personnel de la préfecture concernée.
fiches directeursfiches mérites
Les organigrammes des préfectures sont souvent présents dans ces dossiers d'audiences.
La composition des dossiers d'audience est en constante évolution.
Ainsi, dès 2002, on peut trouver des sous-dossiers supplémentaires ou différents dans leur intitulé et leur présentation bien que le contenu soit presque le même :
- un sous-dossier "
" des effectifs - que l'on retrouve souvent aussi par la suite dans le sous-dossier effectifs - comprenant des bilans nominatifs des CAP et des recrutements par concours, éventuellement un récapitulatif des recrutements intervenus dans l'année et les prévisions pour l'année suivante, et la même chose pour les départs.
fiches synthétiques
- un sous-dossier "
ou "
" comprenant un tableau d'effectif en temps rémunéré à une date donnée et les évolutions prévues.
préparation à la globalisation "globalisation
- un sous-dossier "
" qui contient une fiche intitulée
. Cette fiche, réalisée par le BPP, réside en une analyse des courriers envoyés par le préfet avec des commentaires, des informations sur sa notation des directeurs, sa participation aux CAP et CTP.
évaluation du préfetinformations permettant de mesurer l'implication du préfet évalué concernant le management de sa préfecture
En 2004, le dossier d'audience peut se présenter de manière différente ou rester comme les précédents. A tous les sous-dossiers évoqués ci-dessus, peuvent s'ajouter ou se substituer les suivants :
- un sous-dossier "
" ou "
" qui reprend tous les éléments de présentation de la préfecture et la situation des effectifs.
situation des effectifsfiche diagnostic
- un sous-dossier "
" ou "
" comprenant une analyse de la gestion des personnels, des tableaux bilan comparatif des mouvements des cadres A avec les autres préfectures, bilan des requalifications, une évaluation du plan local de formation, ainsi que les fiches directeurs dans le deuxième intitulé.
analyse des caractéristiques de la préfecturefiches annexes
- un sous-dossier "
" avec des tableaux de répartition des primes.
politique indemnitaire
- un sous-dossier "
" ou "
" contenant une note sur la situation sociale ou sur l'action sociale de la préfecture.
climat socialdialogue social
On rencontre éventuellement d'autres éléments tels que les pré-PC (plan de charge) des effectifs, les procédures disciplinaires en cours, des notes ou points sur la formation, la situation sociale, les bilans statistiques des mouvements de grèves, une fiche biographique du préfet, un compte-rendu de visite de la Mission mobilité de l'administration centrale concernant le personnel de catégorie A, etc.
Les autres dossiers contenus dans la partie " audiences ".
: ce ne sont pas les dossiers proprement dit d'entretien de gestion avec les préfets, mais des dossiers d'effectifs réalisés à la demande de l'administration centrale lors de ces entretien, dans le même but d'information que les dossiers d'audience. Ces dossiers ne sont pas retournés systématiquement au producteur, mais on trouve ici ceux qui l'ont été, en particulier ceux de la deuxième phase d'entretien de gestion à compter de 2002 (première phase de 1998 à 2001).
- Les entretiens de gestion
Ces dossiers sont souvent constitués des mêmes pièces que les précédents. On y trouve surtout en plus, et dans une grande majorité des dossiers, un relevé de conclusions de l'entretien de gestion précédent, une fiche " n° 8 " intitulée
, et une fiche " n° 12 " intitulée
. Ces éléments proviennent du dossier d'entretien de gestion lui-même.
Ressources humaines et dialogue socialSynthèse et note d'orientation stratégique
(du ministre, du SG, du DRH, …) : ce sont les mêmes dossiers que ceux évoqués précédemment, constitués de la même manière et également retournés. On peut y trouver en plus le programme de la journée du déplacement.
- Les déplacements
-
: ce sont soit les mêmes dossiers complétés par les éléments suivants sur le management du préfet, soit des dossiers composés uniquement de ces éléments :
Evaluation du préfet
.
, qui contient la même fiche d'évaluation du préfet que dans le dossier d'audience, éventuellement la correspondance, les fiches mérites des directeurs et une fiche sur les formations suivies par le préfet.
" Eléments d'information concernant le management de la préfecture "
.
qui peut se décliner d'une simple note à une analyse des procès-verbaux des CTP et/ou des procédures disciplinaires en cours, en fonction de la situation de chaque préfecture.
" climat social ",
Il est à noter la présence dans la plupart des dossiers - soit dans la partie " correspondance ", soit dans les dossiers de la partie " audiences " - des comptes-rendus de déplacement dans les préfectures de l'année 2000 dans le cadre des Assises nationales de la modernisation des préfectures.
Sommaire
Art 1-13 : Dossiers sur la situation des effectifs des services préfectoraux en vue d’audiences, d’entretiens de gestion, d’évaluation de préfets ou de déplacements (classement par département), 1998-2004.
Cote :
20050374/1-20050374/13
Publication :
Archives Nationales
2005
Informations sur le producteur :
Bureau des personnels de préfecture (1985-1990)
Description :
Mise en forme :
Classement par département
Localisation physique :
Pierrefitte
Identifiant de l'inventaire d'archives :
FRAN_IR_019793
Institutions :
Thèmes :
département, effectif, personnel, préfecture, service déconcentré, sous-préfecture