Les archives de la Conférence de la Paix et de la Conférence des Ambassadeurs ont été conservées par le ministère des Affaires étrangères français car ces sommets internationaux se sont déroulés, en majorité, sur le sol français.

            Le fonds continue d'être enrichi même après la fin de la Conférence des Ambassadeurs en 1931, par des documents qui concernent directement son activité et ses missions. Lorsqu'à la fin des années 1930, la France se prépare à l'éventualité d'un nouveau conflit mondial et d'attaques aérienne, elle met au point un « plan de défense » pour protéger ses archives. Une « zone de repliement » est prévue pour l'évacuation des archives en Indre-et-Loire, dans les châteaux de Langeais, Luynes, Rochecotte et Villandry et à l'abbaye de Fontevrault. Les archives de la Conférence de la Paix et de la Conférence des Ambassadeurs y sont transférées dès l'automne 1939, mais elles sont repérées en août 1940 par les Allemands qui les saisissent et les font transporter à Paris au Quai d'Orsay. Une Commission allemande composée d'historiens et d'archivistes est alors mandatée depuis Berlin pour étudier les rapports franco-allemands d'après les archives françaises et rassembler la « documentation relative à la préparation et mise en œuvre des Traités de paix de 1919 et des années suivantes». Des copies des dossiers sélectionnés sont réalisées sur microfilms. La Commission travaille activement pendant toute la guerre, à Paris, puis à Berlin où elle reçoit, à partir de la fin de l'année 1943 ou de 1944, l'ordre de transférer les originaux pour continuer de les exploiter. Les autorités allemandes pensent que certains documents ne doivent pas rester en possession du Gouvernement français.

            Lors de la libération de Paris le 25 août 1944, les agents du ministère des Affaires étrangères réinvestissent le Quai d'Orsay. Le tiers des bâtiments est touché par un incendie provoqué par les combats entre les troupes allemandes et françaises et, même si l'aile des archives reste intacte, des documents, qui avaient été entreposés dans les bureaux, sont sévèrement endommagés. C'est le cas d'une partie du fonds de la CPCA. Ce qu'il en reste forme, avant le classement commencé en 2017, la série 1 du fonds.

            Les archives de la Conférence de la Paix qui avaient été envoyées à Berlin furent transférées dans les derniers mois de la guerre en Haute-Silésie, aux environs de Glogow, petite ville qui devient polonaise après la guerre. Il faut attendre le mois de décembre 1977 et un incendie dans le bâtiment dans lequel elles étaient entreposées pour qu'elles soient retrouvées et restituées à la France. Cette partie du fonds de la CPCA, revenue tardivement au ministère des Affaires étrangères, est devenue la série 2. Comme dans la série 1, le feu et l'humidité ont causé des dommages très importants aux documents parfois irrémédiables.

            Quant aux microfilms réalisés par les Allemands, au nombre de 3000, ils ont été retrouvés par l'armée américaine en 1945, puis envoyés aux États-Unis avant d'être restitués à l'ambassade de France à Washington en 1959. Chaque film contenait environ 800 vues. Des tirages papier appelés « photostats » ont été réalisés à partir des microfilms pour combler les lacunes des fonds d'archives originaux qui avaient souffert des destructions de la guerre. Ces tirages sont conservés sous les cotes 230QO et 745SUP. Les bobines de microfilms ont été déposées au Centre national du Cinéma et de l'Image animée (CNC) situé à Bois d'Arcy. Beaucoup ont subi des dégradations et certaines ont été dupliquées avant d'être détruites. Elles sont aujourd'hui conservées pour une part à Bois d'Arcy, pour l'autre au Centre des Archives diplomatiques de La Courneuve.

Les bobines de microfilms sont référencées par des cotes alphanumériques. Celles contenant des vues du fonds de la CPCA sont cotées entre P26 et P309. Les bobines T92, T93, T107b et T108 contiennent également des vues du fonds. Il se peut que certaines bobines, non tirée, en aient également. Sur les 3000 bobines réalisées par les Allemands entre 1940 et 1945, on estime à plus de 200 celles qui se rapportent au fonds de la CPCA.

 

            En 2008, le ministère a découvert dans l'un de ses dépôts à Paris plusieurs cartons relatifs aux Commissions de délimitation créées par les Conférences. Ces archives ont été transférées au Quai d'Orsay pour rejoindre le reste du fonds de la CPCA en tant que série 3. Quatre cartons isolés de la série 1 y ont ensuite été ajoutés. L'année suivante, lors de la préparation du déménagement vers le nouveau centre d'archives de La Courneuve, d'autres cartons de vrac ont été retrouvés et joints au fonds en tant que série 4.

            Le fonds de la CPCA compte également une cinquième série, dite du Recueil général des actes, composée de 75 volumes reliés et imprimés, de doubles sténographiques et de documents originaux, extraits pour la plupart des archives du Secrétariat général de la Conférence. Cette série, cotée 170QO, est ouverte à la communication depuis de nombreuses années.

            Ces séries numériques, composées à la fois d'originaux et de photostats, résultaient du démembrement et de la reconstitution successive du fonds et ne reflétaient en rien l'organisation originelle de ce dernier. En 2017, lorsque son reclassement a été entrepris, le volume de chacune de ces séries était le suivant :

Série 1 (167QO) : 361 cartons, originaux
Série 2 (168QO) : 102 cartons, originaux
Série 3 (169QO) : 16 cartons, originaux
Série 4 (258QONT) : 17 cartons, originaux
Série 5 (170QO) : Recueil général des actes de la Conférence de la Paix, 27 cartons (75 volumes, doubles et documents de travail), originaux
230QO : 72 cartons, photostats A3
745SUP : 58 cartons, photostats A4

          

Le plan de classement d'origine du fonds était connu grâce à un inventaire allemand retrouvé dans les archives de la direction des Archives. Ce plan était structuré en 11 séries thématiques référencées de A à M (sauf le I et le J).

Série A (voir collection Traités et Accords) : Traités
Série B (452QO) : Secrétariat général
Série C (453QO) : Responsabilités et crimes de guerre
Série D (454QO) : Société des Nations
Série E (455QO) : Règlements territoriaux
Série F (456QO) : Finances
Série G (457QO) : Questions économiques et commerciales
Série H (458QO) : Questions religieuses
Série K (459QO) : Travail
Série L (460QO) : Réparations
Série M (461QO) : Correspondance du Département (MAE)

En 2017, dans le cadre des actions de commémoration du Centenaire de la Grande Guerre, il fut décidé de relancer les travaux de classement du fonds, maintes fois entrepris puis interrompus en raison de l'état de dégradation avancée des documents qui en empêchait la manipulation. Menée conjointement à une vaste opération de restauration et de consolidation des documents endommagés par le feu, l'entreprise a été menée grâce au recrutement d'étudiants archivistes en apprentissage de l'université de Paris 8. Il fut décidé de rendre au fonds son organisation originelle et de reconstituer les séries thématiques alphabétiques, à l'exception de la série A dont le contenu avait rejoint la collection des Traités et accords du ministère. La reconstitution des séries fut rendue possible grâce aux cotes de classement qui figuraient sur les documents.