Plus de 180 personnes ont contacté les Archives départementales du Tarn soit par téléphone soit en se présentant à l'accueil. Un courrier d'information sur l'événement et son déroulement, expliquant les modalités pratiques des entretiens et de l'opération de numérisation leur est envoyé. Les rendez­ vous sont pris aux Archives départementales ou s'il le faut au domicile des particuliers. Le temps consacré à chaque personne étant difficile à estimer pour la plupart des cas, un ou deux rendez-vous maximum sont fixés par demi-journée. Les contributeurs sont informés que l'opération prendra approximativement 30 minutes si les documents sont peu nombreux jusqu'à deux heures pour de plus gros volumes. En moyenne, les entretiens durent une heure.

Avant de débuter la numérisation, et si les documents apportés sont trop volumineux, l'archiviste décide si l'ensemble est à numériser ou si le fonds peut faire l'objet de sélection d'une partie représentative. De même, la décision peut être prise, conjointement avec le contributeur, de planifier la numérisation sur plusieurs jours. Dans ce cas est alors rédigé un formulaire de prise en charge des documents signé de part et d'autre et dont chaque partie conserve un exemplaire.

L'entretien débute par un premier aperçu des documents apportés: fragilité des documents, état de conservation, différenciation des documents en fonction de la personne concernée (si le contributeur vient avec des documents ayant appartenu à plusieurs soldats) et classement par ordre chronologique s'il ne l'a pas déjà fait. Leur numérisation peut alors commencer. Le contributeur a ainsi la possibilité de voir en temps réelle processus de numérisation ainsi que les images numériques créées.

Pendant ce temps,l'entretien avec le contributeur se poursuit dans le même local afin de contextualiser ces témoignages. Débute une série de questions destinées à mieux comprendre les documents : Quel est ce document ? Comment l'avez-vous reçu ? Avez-vous des renseignements sur l'état civil de cette personne ? Nom, prénom, date et lieu de naissance, profession, lieu de résidence au moment de la mobilisation, régiment d'appartenance, cimetière où il est enterré s'il a été tué à la guerre... Quel est le lien de parenté entre vous ? Avez-vous des souvenirs sur ce soldat ? Parlait-il de la guerre ? Que savez-vous de sa vie avant, pendant et après la guerre? Où se trouvait-il pendant la guerre ? A qui écrivait-il ? Que sait-on de son destinataire ? Si c'est une photographie, quand, où, dans quelle circonstance a-t-elle été prise ?

L'ensemble des réponses alimente un instrument de recherche 4 NUM saisi en direct sur le progiciel des Archives. En effet, pour chaque

poilu, ou archives familiales (une marraine de guerre, un élève, un médecin qui raconte la vie de son village pendant la guerre), une fiche descriptive normalisée est créée.

Une fois l'entretien terminé, les informations saisies et les documents numérisés, un cédérom contenant toutes les images numériques est réalisé à l'attention du contributeur. Vient alors le moment de la signature du contrat de cession de droits et d'utilisation d'images numériques.

Afin de pouvoir utiliser toutes ces images dans un cadre juridique légal, un contrat de cession de droits et d'utilisation d'images numériques doit être signé entre les deux parties. Le contributeur cède à titre gracieux et non-exclusif aux Archives départementales du Tarn ses droits sur les images numérisées, dans le cadre d'utilisation non-payante. Dans le cas contraire, les demandes pour une utilisation commerciale (DVD, publications payantes...) sont transmises au contributeur. Le contrat a aussi pour objectif de déterminer le délai de communicabilité, c'est-à-dire le moment où les Archives peuvent donner un accès libre et immédiat aux images. De même sont mentionnées les différentes utilisations possibles des images : expositions organisées par le service, ateliers pédagogiques, interventions en milieu scolaire, utilisation dans le cercle privé, réalisations de reproductions, diffusions sur des sites internet... En cas de don, la signature d'un contrat est aussi nécessaire. Ce contrat de don d'archives dans le cadre de la Grande Collecte 14-18 réserve les droits des donateurs en cas d'utilisation commerciale.