L'ensemble du courrier adressé au président de la République est reçu et trié par le Service de la correspondance présidentielle. Situé au Palais de l'Alma, quai Branly, ce service a absorbé l'ancien Service des élus et associations en octobre 1991 et comprend actuellement une centaine de personnes. Le Service de la correspondance présidentielle assure la liaison entre le président de la République et les citoyens français ou les correspondants étrangers qui lui écrivent, par courrier postal ou par la voie électronique. Il est chargé de préparer les réponses à ces lettres, qu'il s'agisse de requêtes ou de courriers d'opinion, qu'elles émanent d'élus, d'associations ou de particuliers, ainsi que de tenir le Chef de l'Etat étroitement informé des observations et préoccupations de ses correspondants par des notes périodiques.

La majeure partie des lettres est traitée sur place, le reste, un peu plus de 10 %, appelé le courrier réservé, est envoyé au Palais de l'Elysée. Une infime partie est acheminée au secrétariat particulier du Président qui demande, le cas échéant, au conseiller technique concerné de mettre une réponse à la signature du Président ; le chef du secrétariat particulier du Président ne reçoit directement que les plis qui lui sont nommément adressés. Le reste du courrier expédié par le Service de la correspondance présidentielle est attribué à Mme Chirac, aux conseillers techniques et chargés de mission ainsi qu'à l'Etat-Major Particulier. Les collaborateurs du Président peuvent aussi être personnellement saisis. Il faut enfin ajouter que le courrier concernant la Corrèze est traité par une cellule spécifique.

Le courrier traité directement par le Service de la correspondance présidentielle est principalement divisé en trois secteurs :

- les requêtes, dont le traitement est assuré par cinq unités géographiques, sont, dans la plupart des cas, renvoyées sur l'administration concernée,

- le courrier d'opinion adressé par des particuliers,

- le courrier des élus et associations comprend notamment les demandes de haut patronage et les invitations à des manifestations diverses.

Selon l'actualité politique, la Présidence reçoit également un grand nombre de lettres-pétitions qui peuvent prendre différentes formes : liste de signatures, texte type parfois manuscrit signé individuellement, carte pétition qui comprend le nom du signataire. A l'exception des lettres incohérentes, anonymes ou injurieuses, qui sont classées sans suite, et des pétitions, toute lettre adressée au Président de la République reçoit une réponse. Des lettres-type peuvent être utilisées selon le contenu de la lettre, notamment pour le courrier d'opinion. On observe plusieurs niveaux de signature, selon l'importance de la lettre. Le chef de service signe lui-même les transmissions de requêtes aux administrations concernées mais d'autres lettres peuvent être mises à la signature de membres du cabinet, notamment le chef de cabinet pour les demandes de haut patronage. Le chef du Service de la correspondance présidentielle adresse au Président, tous les deux mois, une analyse statistique commentée du courrier reçu à la Présidence.

Les dossiers de la correspondance présidentielle postérieurs à 1959 ont été régulièrement versés aux Archives nationales (Centre des archives contemporaines) depuis les premières opérations d'archivage effectuées en 1977.

Toutefois l'importance du volume du courrier reçu (environ 1000 lettres parviennent quotidiennement à l'Elysée en dehors des pétitions) et son caractère répétitif ont amené à procéder à un échantillonnage, déterminé en fonction de la nature du document et de son type de classement. Le volume du courrier des années 1959 à 1988 est ainsi passé de 1500 mètres linéaires (ml) à 100 ml. Les archives du second septennat Mitterrand et du premier septennat Chirac, qui représentent 1800 ml, seront respectivement triées au terme de leur durée d'utilité administrative, qui est fixée à 7 ans.

Depuis 1985, un enregistrement informatique du courrier parvenu à l'Elysée est effectué au moyen du logiciel Texto. Les fichiers informatiques donnent une vue d'ensemble du courrier adressé à l'Elysée.

Au terme du dernier septennat du Président François Mitterrand, ces fichiers ont été versés aux Archives nationales (Equipe Constance du Centre des archives contemporaines) sous les références suivantes :

- cote 1996 0260 : courrier adressé par les particuliers au président de la République, 1988-1995,

- cote 1996 0261 : courrier adressé par les élus et les associations au président de la République, 1995.

Si l'application est principalement utilisée par le Service de la correspondance présidentielle, il faut toutefois noter que le Service des affaires sociales et qu une cellule du Service de la correspondance présidentielle, celle des élus et associations, y ont recours pour des besoins particuliers. Les informations traitées, sont pour la plupart d'entre elles communes aux trois utilisateurs, cependant il existe des dossiers d'informations complémentaires propres à la cellule des élus et associations (fichier des dossiers élus et associations, fichier des sous-dossiers élus et associations, fichier des affaires-dossiers élus et associations, fichier des prix-dossiers élus et associations), ainsi qu'au Service des affaires sociales (fichier des dossiers affaires sociales, fichier des assistantes sociales).

Cette application enregistre les courriers reçus par le président de la République. Chaque courrier reçu donne lieu, après enregistrement des informations du correspondant (personne ou organisme), à un traitement permettant de générer électroniquement une réponse appropriée. Les informations propres à chacune de ces correspondances, que ce soit un courrier postal ou un courrier électronique, sont conservées afin de pouvoir suivre le dossier du correspondant durant toute la durée du mandat présidentiel.

Les informations stockées dans la base de données sont les suivantes :

Personnes :

- référence, nom, identifiant service, prénom, titre, type, date création, référence service social, sexe, référence lien autre personne, thème, date de modification.

Organismes :

- référence, sigle, identifiant service, date de création, libellé, référence service social, référence lien autre organisme, date de modification.

Adresses Personnes :

- référence personne, numéro d'ordre de l'adresse, département, code postal, pays, adresse, ville, référence lien organisme, fonction dans l'organisme lié, date de modification.

Adresses Organismes :

- référence organisme, numéro d'ordre de l'adresse, département, sigle, pays, adresse, ville, code postal, référence personne, date de modification.

Correspondances :

- référence correspondant, numéro d'ordre de la correspondance, identifiants service, dates (traitement, enregistrement, départ, courrier), objet du courrier, références de transmission à une administration, références lien tierce personne, références signataire.

L'archivage est constitué de 29 fichiers de type texte, avec un « ;» pour délimiteur de champ.

Les relations entre les fichiers sont indiquées de la manière suivante :

- Les champs en relation sont représentés entre parenthèses.

- Les liens spécifiés comme REFERENCE représentent des données codifiées dans des fichiers annexes pour lesquels aucune relation en terme de dépendance d'entité ne peut être établie.