La procédure de gestion de fait est ainsi définie par l’article 60 – XI de la loi du 23 février 1963 : « Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous contrôle et pour le compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement de recettes affectées ou destinées à un organisme doté d’un poste comptable ou dépendant d’un tel poste doit, nonobstant les poursuites qui pourraient être engagées devant les juridictions répressives, rendre compte au juge financier de l’emploi des fonds ou valeurs qu’elle a irrégulièrement détenus ou maniés ».

Les termes « gestion de fait », « gestion occulte », « comptabilité de fait » sont indifféremment utilisés.

Les articles sont constitués de « dossiers-liasses-rapports », qui regroupent des pièces venant à l’appui des rapports d’instruction.

Les dossiers-liasses-rapports (DLR) contiennent les pièces justificatives venant à l’appui des analyses et propositions des rapporteurs (lettres de notification, questionnaires, correspondance, pièces de dépenses, documentation juridique, articles de presse et tous autres documents utiles à l’établissement du rapport).