Le bordereau présente les contrôles par trésorerie. Chaque trésorerie produit des comptes "individualisés" et des comptes par productions groupées, dites "collectivités groupées" dans l'intercalaire.

Dès 1984, le système des collectivités groupées a été mis en place pour rationaliser les contrôles. Les collectivités groupées représentent un ensemble de collectivités (communes dont le nombre d'habitants est faible, petits syndicats intercommunaux, associations foncières ou autorisées….) dont la production comptable ne dépasse pas, pièces générales et pièces justificatives comprises, trois liasses de trois kilogrammes par exercice.

Les contrôles portent sur plusieurs exercices comptables, en principe 4. Toutefois, au début du fonctionnement des CRC, ils ont porté souvent sur le seul exercice 1983, parfois sur les exercices 1983 à 1985 ou sur 1983 à 1986. Ensuite le système quadriennal a pu être instauré, sauf impossibilité due à la charge des programmes annuels.

Ainsi, par exemple, les collectivités groupées de la trésorerie d'Aignay-le-Duc (boîtes n° 1 à 3), regroupent le "D1" et les comptes de gestion de 1983 à 1985. Le "D1" renferme toutes les pièces à l'appui des observations formulées sur l'ensemble des organismes contrôlés et les comptes de gestion sont ceux de chaque organisme, pour chaque exercice sous contrôle.

Il n'est pas possible de joindre au bordereau la liste des organismes appartenant à une production groupée, pour chaque exercice, pour les raisons suivantes :

-jusqu'en 1986, les CRC étaient compétentes pour statuer sur toutes les collectivités, quelles que soient leur situation démographique et budgétaire. S'agissant des communes et groupements de communes, depuis 1987, un seuil de compétence des CRC a été instauré. Elles n'ont connu alors, jusqu'à la loi du 21 décembre 2001, et sauf exception, que des collectivités à démographie supérieure à 2 000 habitants et dont le montant des recettes ordinaires était supérieur à 2 millions de francs. Ainsi est-t-il tout à fait possible, et courant, compte tenu notamment des variations budgétaires, que sur un contrôle portant sur quatre exercices, une collectivité ne relève que partiellement de la compétence de la CRC.

-s'agissant des syndicats de communes, des associations foncières et associations syndicales autorisées, il n'est pas rare qu'une création ou une dissolution durant la période de contrôle vienne modifier la composition par exercice des collectivités groupées.

En outre, le système de contrôle par collectivités groupées ne s'impose pas à la CRC. Un rapporteur peut décider d'individualiser le contrôle d'un organisme. Celui-ci est alors "sorti" des collectivités groupées et contrôlé à part.

Enfin, la loi permet à la CRC d'exercer, à titre exceptionnel, son contrôle sur une collectivité relevant de l'apurement administratif de la trésorerie générale. Cette procédure, dite d'évocation, entraîne un archivage à la CRC des pièces d'un contrôle qu'on aurait dû normalement trouver auprès des trésoreries.

Afin de savoir si un organisme particulier (une commune ou un établissement public) appartenant à une production groupée a fait l'objet d'un contrôle sur une période déterminée, la meilleure solution est de contacter la trésorerie générale du département concerné ou le greffe de la CRC. Cette dernière solution apparaît comme la meilleure, puisque le greffe est en mesure, pour un organisme donné, de vous renseigner sur les exercices contrôlés et sur les suites données aux contrôles. Il peut en outre vous indiquer l'emplacement exact aux archives de l'ensemble des pièces inhérentes au (ou aux) contrôles de cet organisme.

Sur l'intercalaire, les dates figurant sous les cartouches "date début" et "date fin" représentent les premier et dernier exercices sur lesquels ont porté le contrôle juridictionnel. En ce qui concerne l'examen de la gestion, il est courant qu'il se soit prolongé, comme le permet la loi "jusqu'à la date la plus récente", c'est-à-dire jusqu'au moment où le conseiller en charge du contrôle dépose son rapport. Or, la date de dépôt du rapport est très aléatoire. Elle est tributaire de la date de production des pièces comptables par les trésoreries, de la période de commencement du contrôle au vu du programme annuel, de la durée dudit contrôle, des changements de rapporteur, et du fait qu'une lettre d'observations définitives est décidée ou non par la collégialité.

Pour connaître l'étendue exacte, dans le temps, de l'examen de la gestion effectué, il convient de se reporter au rapport initial ou à la lettre d'observations définitives éventuellement formulée.