Le sous fonds se divise en deux parties. Les documents sont d'abord répartis par exercice budgétaire (préparation, exécution et clôture) puisque c'est ainsi que travaille le service, puis par thèmes transversaux lorsque les dossiers couvrent plusieurs années ou sont traités à part (par exemple les archives des taxes parafiscales). Il a été convenu que les tableaux de bord récapitulatifs des situations budgétaires de février et de décembre seraient conservés, lorsqu'ils étaient présents, dans le but de comprendre le déroulement de l'exécution budgétaire. Ces deux mois ont été choisis car ils permettent d'avoir un tableau de la situation budgétaire à l'ouverture et avant la clôture (avant les « journées complémentaires » qui prolongent  fictivement la période d'exécution du budget et permet ainsi de présenter à la clôture de l'exercice, une situation aussi complète que possible). Cela permettra, le cas échéant, de réaliser une analyse plus fine du suivi budgétaire.