L’accès aux actes et registres de l’état civil datant de moins de 75 ans par les généalogistes professionnels relève d’une procédure spécifique, encadrée par la circulaire DGPA/SIAF/2022/011 du 4 janvier 2023.

Les autorisations délivrées par le service interministériel des Archives de France avant la publication de la circulaire DGPA/SIAF/2022/011 du 4 janvier 2023 restent valides selon les conditions (durée de validité, périmètre) en vigueur au moment de leur émission.

Périmètre de l'autorisation

Le service interministériel des Archives de France délivre aux généalogistes professionnels l’autorisation de consulter l’état civil de moins de 75 ans.

Les principales caractéristiques de cette autorisation sont les suivantes :

• elle est délivrée à titre nominatif et n’est pas cessible à un tiers ;
• elle est valable quatre ans à compter de son émission ;
• elle donne accès à l’ensemble des registres de l’état civil du territoire national, qu’ils soient conservés dans les communes, les services de greffe judiciaires ou les services départementaux d’archives, à l’exception des registres tenus par les services relevant du ministère de l’Europe et des affaires étrangères.

A qui s’adresse cette autorisation ?

L’autorisation délivrée par le service interministériel des Archives de France s’adresse aux généalogistes professionnels mentionnés par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil, c’est-à-dire les généalogistes qui procèdent à des recherches destinées à :

• identifier les bénéficiaires d’une succession, en application de l'article 36 de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités ;
• identifier les bénéficiaires d’un compte bancaire inactif ou d’un contrat d’assurance-vie en déshérence, en application des dispositions de la loi n° 2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence.

Dans quelles conditions peut-elle être utilisée ?

L’autorisation délivrée par le service interministériel des Archives de France doit être accompagnée, pour être valable, d’un mandat ou d’une demande émanant d’un notaire, d’un organisme d’assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime.

Ce justificatif atteste que la recherche effectuée s’inscrit dans les finalités énoncées ci-dessus. Il peut avoir été délivré au généalogiste professionnel ou son entreprise.

Dans le cas d’une succession soumise au régime de la vacance ou de la déshérence, l’autorisation doit être accompagnée d’une copie de l’avis paru dans un Journal d’annonces légales de la décision déclarant la succession vacante et en confiant la curatelle à l’autorité administrative chargée du domaine ou de la demande d’envoi en possession de la succession en déshérence formée par cette même administration.

Faire une demande d'autorisation

La demande s’effectue auprès du service interministériel des Archives de France :

• soit par voie électronique, à l’adresse derogations.siaf[a]culture.gouv.fr. La demande peut être envoyée par courriel ou via le service de transfert sécurisé France transfert.
• soit par voie postale, à l’adresse suivante : Ministère de la culture, Service interministériel des Archives de France, Sous-direction du pilotage, de la communication et de la valorisation des archives, 182, rue Saint-Honoré, 75001 PARIS.

La demande doit obligatoirement comporter les documents suivants :

• le formulaire complété, daté et signé par le généalogiste professionnel formulant la demande ;
• la copie d’une pièce d’identité (passeport ou carte d’identité) en cours de validité ;
• la copie d’un justificatif d’activité de moins d’un an attestant l’activité de généalogiste professionnel. Il peut s’agir, notamment :
  • d’une carte de membre d’un syndicat ou d’une association de généalogistes professionnels pour l’année en cours.
  • d’un extrait Kbis de moins d’un an, faisant figurer, dans le champ « Activité(s) exercée(s) », l’activité de généalogie (ou autre activité liée à l’application de la loi n° 2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence). Si le nom du généalogiste professionnel ne figure pas dans l’extrait Kbis, il convient de joindre un document attestant qu’il est bien employé par cette société (attestation de travail par exemple).
  • d’une déclaration de début d’activité auprès de l’URSSAF pour les autoentrepreneurs, faisant figurer, dans le champ « Activité(s) exercée(s) », l’activité de généalogie (ou autre activité liée à l’application de la loi n° 2014-617 du 13 juin 2014 relative aux comptes bancaires inactifs et aux contrats d'assurance vie en déshérence). Si la déclaration est datée de plus d’un an, il convient d’y joindre un avis de situation au répertoire SIRENE de moins d’un an.

Les copies doivent être d’une qualité suffisante pour que le texte et les éventuelles photographies soient lisibles.

Il n’est pas nécessaire de fournir un extrait de casier judiciaire.

La demande de renouvellement doit comporter les mêmes documents que pour une demande initiale. Il est également possible d’y joindre la copie de l’autorisation arrivant à échéance.

L’instruction de la demande

Après s’être assuré de la complétude du dossier, le service interministériel des Archives de France le transmet pour avis au procureur de la République près le tribunal judiciaire de Paris.

Le procureur de la République vérifie que le demandeur remplit les conditions requises, y compris les conditions d’honorabilité professionnelle. A cette fin, il consulte le bulletin n° 2 du casier judiciaire du demandeur.

Après réception de l’avis du procureur de la République, le service interministériel des Archives de France délivre l’autorisation au généalogiste professionnel ou l’informe de son refus.

Le délai légal de réponse est, conformément à l’article L. 213-3 du code du patrimoine, de deux mois.