Pour chaque Inspection académique de l'Académie puis par collège ou lycée on trouve trois catégories de documents :

1. Le discours d'usage manuscrit ou imprimé

2. Le palmarès, souvent sous forme de brochure imprimée

3. Le procès-verbal de présence et le compte rendu par le principal ou le proviseur du déroulement de la cérémonie

Le tout est accompagné quelquefois des rapports d'examens de fin d'année, des derniers rapports hebdomadaires et de coupures de presse relatant la distribution des prix, les dossiers par établissement sont souvent lacunaires.