Il s'agit de six cahiers, numérotés de I à VI, contenant chacun un répertoire alphabétique.

Ils indiquent le numéro de matricule du malade, son nom et son prénom, le nom et l'adresse du correspondant, la date du courrier et le prix du timbre.

Ces cahiers ont été mis en place par M. Brianceau recruté par l'hôpital pour être mis à l'entière disposition de l'administrateur provisoire avec qui il était en relation permanente.