Les dossiers individuels administratifs, instruits par la Direction départementale des affaires sanitaires et sociales puis après la décentralisation par le Pôle personnes âgées de la Direction de la solidarité départementale, comprennent pour l'ensemble des dossiers la demande d'aide individuelle aux personnes âgées, la notification de décision, les avis d'imposition ou de non imposition, les actes d'état civil et de la correspondance. Sont inclus dans certains dossiers des éléments médicaux.

Les dossiers sont classés par année d'arrêt des aides financières et par ordre alphabétique du nom de famille (premières lettres saisies dans l'instrument de recherche). Les dossiers des femmes sont classés au nom d'épouse.