Ce fonds a été versé par le bureau du cabinet. Ce bureau a notamment pour mission de centraliser la réception des courriers de l'administration centrale et d'assurer sa répartition dans les directions et services concernés. Le fonds est constitué de différents courriers reçus par le ministère.

Une partie de ce courrier est dit " non-signalé ", il s'agit de courrier des particuliers traités par les différentes directions du ministère. Le bureau du cabinet conserve alors une copie de la lettre, son accusé de réception, et le bordereau d'envoi à la direction compétente.

Chacun de ces courriers est enregistré dans une base informatique, sous un module " courrier non-signalé ", ce qui permet entre autre de repérer d'éventuels requérants d'habitude.

D'une façon générale, ces lettres témoignent du désarroi des particuliers face à une machine judiciaire qui n'a pu donner de réponse à leurs requêtes. Ils écrivent donc au ministre de la Justice en dernier recours, ou pour le prendre à témoin d'une injustice qui a été commise. Les courriers deviennent donc parfois de véritables dossiers joignant de multiples pièces à conviction : photographies d'appartements saccagés, croquis, plans…

Toutes sortes de courriers plus originaux sont également réceptionnés et traités :encre de couleur, lettre rédigée en langue étrangère, carte postale, lettre sous forme de poème, etc...

D'autre part le courrier " non-signalé " est constitué de lettres anonymes ou de lettres d'injures qui restent quant à elles sans réponse.

Le courrier " non-signalé " n'étant constitué que de copies ou de lettres n'ayant pu aboutir, un échantillonnage à 1/20 a été effectué. Les dossiers les plus intéressants ont également été conservés.

La seconde partie de ce courrier est dite " signalée ", ou encore " courrier ministre ". Il s'agit alors de lettres de députés, d'autres cabinets ministériels, de membres de professions juridiques, ou encore de syndicats…Ces courriers touchent des sujets sensibles ou d'actualité, des demandes d'audience, des invitations, ou encore des requêtes graves. Après avoir été enregistrés dans la base informatique sous un autre module, les courriers signalés sont envoyés au secrétariat particulier du ministre. Chaque courrier est remis au conseiller technique concerné qui saisit une direction chargée d'élaborer le projet de réponse. Certains de ces courriers reviennent au bureau du cabinet et sont alors intégrés au courrier général des particuliers.

En raison de l'attention plus particulière qui lui a été réservée, le " courrier ministre " a été échantillonné à 1/10. Les dossiers les plus intéressants ont également été conservés

On trouvera enfin des courriers " très signalés ". Il s'agit d'une part des courriers concernant le PACS qui avait suscité vives polémiques lors de sa mise en place. D'autre part, des courriers émanant de la circonscription électorale du Ministre, en l'occurrence la région PACA dont Mme Guigou est membre du conseil régional depuis 1992.

Ce courrier est traité sur le fond par la direction compétente mais est géré par le bureau du cabinet. En effet, chaque projet de réponse revient pour être signé par le ministre, le directeur ou le chef de cabinet. Il y a donc ouverture d'un dossier au niveau du bureau du cabinet contenant les pièces suivantes : courrier, fiche informatique d'enregistrement, bordereau d'envoi à la direction, copie de la réponse.

Ces courriers " très signalés "ont été intégralement conservés ainsi qu'une copie de la réponse qui leur a été adressée.

Cabinet d’Elisabeth Guigou, ministre de la Justice de 1997 à 2000. Art 1-11 : Courriers des particuliers signalés et non signalés, courriers relatifs au pacte civil de solidarité et à la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, 1995-2000