Inventaire d'archives : archives du DEPARTEMENT DES AFFAIRES IMMOBILIERES (DAI) du cnrs
Contenu :
Les archives traitées concernent les dossiers de construction, d'extension et d'aménagement de laboratoires et de bâtiments administratifs appartenant au CNRS. Ces opérations sont régies par le montant des travaux envisagés et passent pour la plupart par une procédure d'appel d'offre formalisée.
Ce type de procédure se caractérise par la définition d'un maître d'ouvrage et d'un maître d'œuvre. Le maître d'ouvrage - personne physique ou morale, publique ou privée - commandite l'opération, en est responsable et la supervise. Le maître d'œuvre, désigné par le maître d'ouvrage, a en charge la conduite opérationnelle des travaux ; il joue un rôle d'intermédiaire entre le maître d'ouvrage et les entreprises désignées pour la réalisation des travaux.
Le rôle et les missions du maître d'ouvrage public sont définis par le titre I de la loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 dite « loi MOP ». Il est également soumis au code des marchés publics. L'instruction n° 920222 SOLO du 3 avril 1992 relative au déroulement des opérations immobilières, précisait le rôle respectif de chacun des acteurs présents dans le cadre d'une opération immobilière au CNRS. Au sein de l'organisme, la maîtrise d'ouvrage est publique et assurée par le Directeur général, représenté par un directeur d'investissement et un conducteur d'opération. Le premier (à l'époque, un directeur de département scientifique pour les opérations scientifiques et le secrétaire général pour les opérations administratives et sociales) est responsable de l'opération. Il désignait le conducteur d'opération, à savoir le délégué régional ou le directeur du département scientifique, qui agissaient en tant que PRM (personne responsable du marché). La conduite d'opération bénéficiait de l'assistance de l'ancien Département des Affaires immobilières. D'après cette instruction, la maîtrise d'œuvre pouvait être au CNRS : soit privée et assurée alors par des architectes ou des bureaux d'études techniques (BET) ; soit publique et assurée au sein du SOLO-DAI par la section technique.
Depuis la déconcentration en région, les services techniques présents dans les délégations régionales sont chargés de la maîtrise d'ouvrage pour la réalisation d'opérations immobilières se rapportant aux projets de construction, d'extension, de restructuration, d'aménagements dans les bâtiments gérés par leur délégation. Ils ont notamment un rôle dans le choix de la maîtrise d'œuvre, qu'ils peuvent eux-mêmes assurer de façon ponctuelle. L'ancien DAI, aujourd'hui renommé Service de la politique immobilière (SPI) peut leur apporter une aide pour la maîtrise d'ouvrage, dont il va lui-même se charger dans le cadre d'opérations immobilières d'envergure nationale.
Consulter les documents annexes ci-joint
Cote :
20111003/1-20111003/807
Publication :
Archives nationales
2011
Fontainebleau
Informations sur le producteur :
CNRS-Département des affaires immobilières
(DAI)
Dès 1941, deux ans après la création du CNRS, on note la présence d'un architecte au sein de l'organigramme. Entre 1945 et 1946, le CNRS se dote d'une section Architecture, rattachée au 3ème Bureau ; cette section est composée d'un architecte conseil et d'un architecte réviseur. Ses missions portent sur les travaux, la construction et l'aménagement de bâtiments et de laboratoires mais aussi sur les marchés.
Le changement d'organigramme de 1949 place la section Architecture au sein de la 2ème Division, Service de l'architecture et des laboratoires extérieurs. Le rapport d'activité de 1951-1952 précise que la Section « assure pour tous les organismes du CNRS, les travaux d'entretien et de construction. [Elle] négocie les baux, les marchés, prépare les adjudications, contrôle les travaux, pourvoit à l'équipement des laboratoires ».
A partir de 1955, l'organigramme est divisé entre services généraux et services administratifs des laboratoires et organismes extérieurs du CNRS et c'est à ces derniers que la Section reste rattachée. En 1961, s'établit une nouvelle organisation en division : on a désormais une Division C « Matériels et bâtiments », dans laquelle se trouve le Bureau 2C « Bâtiments », avec à sa tête deux architectes. Le Bureau a toujours en charge les acquisitions immobilières, les travaux, les constructions, les aménagements et l'entretien des immeubles CNRS ainsi que les logements de fonction.
En 1972, apparaît la Division E « Division technique - Division des achats et constructions », avec un nouveau Bureau 2E «Bureau des constructions et de l'entretien des bâtiments ». Les fonctions de ce Bureau sont plus détaillées dans le rapport d'activité de 1975 : « Service constructeur du CNRS, responsable des projets et réalisations des constructions nouvelles, des gros travaux d'aménagements, de l'entretien et de la réparation des immeubles. Gestion du patrimoine foncier et immobilier. Gestion des crédits d'acquisitions immobilières et de travaux sur subventions d'équipement, des crédits de réparation et frais exceptionnels sur subventions de fonctionnement ».
A partir de 1976, est créé le service des constructions, rattaché à l'Inspection générale des affaires techniques, administratives et financières. Le service est scindé en deux : une section technique (animée par le chef de service) et une section administrative. La section technique gère l'étude des projets de construction et la maîtrise d'œuvre, la réalisation des constructions nouvelles et les gros travaux d'aménagement ; le règlement pré-contentieux des litiges relevant des garanties biennales et décennales. On voit également apparaître une mission de conseil en matière de travaux de gros entretien et de réparation. La section administrative a quant à elle en charge la gestion du patrimoine foncier et immobilier en termes de gestion de crédits d'acquisitions immobilières et de travaux sur subventions d'équipement.
Au début des années 1980, le service des constructions est directement rattaché au Secrétariat général, à la nouvelle Direction de l'administration générale et des finances (DAGEFI). Il prend en 1984 le nom d'Affaires immobilières.
Son rattachement continue d'évoluer dans les années 1990 : le service fait partie jusqu'en 1995 d'un Service de soutien logistique (SOLO), dépendant toujours du Secrétariat général, puis à cette date, intègre la Direction des finances (DFI) sous le nom de Département des affaires immobilières (DAI). Ce rattachement a comme principal objectif la « valorisation du patrimoine du CNRS » et l'« optimisation du suivi de gestion des programmes immobiliers de l'organisme », en termes budgétaires notamment.
Informations sur l'acquisition :
Versement en 2011
Historique de conservation :
Le présent versement résulte principalement de la fusion de deux versements qui étaient référencés au dépôt de Gif-sur-Yvette sous les cotes suivantes : 870257 et 870258 SOLO-DAI.
Des dossiers ont également été extraits des versements 930134 et 950026 SOLO-DAI pour compléter certaines affaires immobilières.
Description :
Critères de sélection :
Les deux versements principaux représentaient un volume de 281 armic, soit environ 94 mètres linéaires.
Le versement 870258 SOLO-DAI comprenaient également quelques plans en rouleaux ainsi que des documents photographiques.
Les nombreux doubles présents dans les dossiers ont été éliminés.
Les projets sans suite de construction ou d'aménagement, les pièces relatives à l'entretien des bâtiments réalisés hors marchés ont été détruits. Seuls les travaux de construction et d'aménagement d'importance ont été conservés ; le tri aurait pu être plus sélectif mais l'intérêt historique des documents a autant été pris en compte que leur intérêt technique pour les bureaux d'étude et les équipes du CNRS ; ces derniers sont encore aujourd'hui amenés à consulter les archives pour des travaux de réhabilitation dans des bâtiments dont le CNRS est propriétaire.
La DUA et le sort final des différentes pièces des marchés ont été établies en appliquant l'instruction DAF/DPACI/RES/2007/002 du 15 janvier 2007 « Traitement et conservation des archives des délégations du CNRS et des archives des unités de recherche et de service » et en s'appuyant sur les recommandations des Archives de France SIAF/SDPITATN/BGSC du 21 août 2010.
D'une manière générale, les dossiers de marchés publics de travaux doivent conservés au moins 10 ans à compter de la date de réception des travaux. Ont donc été éliminés : les ordres de service, les procès-verbaux de réception provisoires (sauf quand le procès-verbal définitif n'était pas conservé dans le dossier), les tableaux et grilles d'analyse des offres (sauf dans le cas où le rapport d'examen ne figurait pas dans le dossier), les listes de sociétés, les devis ne donnant pas lieu à une exécution, les documents relatifs aux procédures infructueuses. Tous les éléments de facturation ont été détruits à l'expiration d'un délai de 10 ans (notes d'honoraires, décomptes de prix provisoires), à l'exception des décomptes de prix définitifs qui ont été gardés. Les offres non retenues ont été détruites dans un délai de 5 ans à compter de la date de notification du marché.
Parmi les documents conservés, on trouve donc :
- les études et avant-projets (exemple : les sondages de sol réalisés préalablement) ;
- le dossier d'accord préalable et/ou de permis de construire ;
- le dossier relatif à la passation de l'appel d'offre et à l'attribution du marché, notamment les PV de la commission d'ouverture des plis et les rapports d'examen. Les pièces du dossier de consultation des entreprises telles que le CCAP et le CCTP ont été conservés à titre d'information dans le cas où les exemplaires signés par les prestataires ne figuraient pas dans leur dossier d'exécution ;
- les dossiers administratifs et techniques des entreprises retenues (généralement classées par lot) ;
- les dossiers de mise en œuvre et de suivi des travaux dans lesquels sont conservés les comptes rendus de réunions de chantier et la correspondance liée à celui-ci, ainsi que les plans de récolement des entreprises avec les modifications définitives ;
- les pièces relatives aux différents contrôles techniques des bâtiments ;
- les documents liés aux éventuels litiges et contentieux entre le CNRS et les entreprises en charge des travaux ;
- les éléments liés aux crédits attribués et au bilan financier.
Mise en forme :
Le classement initial a été conservé : les dossiers étaient classés dans chacun des versements traités par ordre géographique des villes où étaient situés les bâtiments, puis par ordre alphabétique du nom de ces derniers. Les quelques laboratoires situés à l'étranger étaient classés dans les versements initiaux au nom du pays au sein de l'ordre alphabétique des villes : leur classement a été conservé tel quel.
Les affaires traitées avaient parfois été scindées dans deux versements différents, voire plus. Les dossiers ont ainsi été regroupés entre eux puis triés en conséquence pour donner un ensemble unique et uniforme.
Toutefois, il arrive que le dossier de construction traité ne soit pas complet : une recherche complémentaire parmi les archives des Affaires immobilières déjà versés aux Archives nationales à Fontainebleau, est nécessaire pour compléter le dossier et ainsi retrouver l'ensemble de l'opération.
Conditions d'accès :
Librement communicable sous réserve du règlement de la salle de lecture
Conditions d'utilisation :
Reproduction selon le règlement de la salle de lecture
Description physique :
Importance matérielle :
65 mètres linéaires
Ressources complémentaires :
Les documents photographiques conservés avant traitement dans les dossiers, ont été extraits de ces derniers pour être classés à part.
La référence des versements est mentionnée dans le répertoire sous chaque présentation de contenu des dossiers concernés.
Trois versements ont ainsi été réalisés, chacun en fonction du type de support des document :
- 2013bbbb, versement de photographies noir et blanc,
- 2013aaaa, versement de photographies couleur,
- 2012cccc, versement de négatifs.
Les plans en rouleaux initialement conservés dans l'un des versements traités, feront l'objet d'un versement ultérieur aux Archives nationales.
Localisation physique :
Fontainebleau
Organisme responsable de l'accès intellectuel :
Archives nationales
Identifiant de l'inventaire d'archives :
FRAN_IR_053882