Article : Records in Contexts : un nouveau modèle de description archivistique

À l’instar des modèles CIDOC CRM et IFLA LRM, le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des Archives (ICA), a lancé en 2013 les travaux d’élaboration de Records in Contexts (RiC), un nouveau cadre de référence unique et global de description pour les archives. Il s’agit d’un modèle unique orienté entités-relations,  qui vise à augmenter la cohérence entre les différents éléments de la description archivistique. Il permet ainsi de proposer une description plus fine et détaillée des archives.

Qu'est-ce que RiC ?

RiC se compose de plusieurs documents :

  • Les Fondations de la description archivistique (RiC-FAD) : une introduction au modèle.
  • Un modèle conceptuel général (RiC-CM) qui définit les entités, leurs attributs et les relations qui peuvent les lier et qui remplace les quatre normes actuelles : ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF et ISDIAH publiées entre 1994 et 2008.
  • Une ontologie en OWL (RiC-O), première transposition technique du modèle conceptuel selon les principes du web sémantique, pour produire des jeux de données exprimés sous forme de triplets RDF.
  • Un manuel d'application (RiC-AG) qui sera rédigé après la publication de versions stabilisées de RiC-CM et de RiC-O.

Une version 0.1 du modèle conceptuel publiée en 2016 a recueilli de nombreux commentaires en 2017, tout comme la version 0.1 de l'ontologie RiC-O. Des versions 0.2 de RiC-CM et de RiC-O ont fait l'objet d’appels à commentaires entre septembre 2021 et janvier 2022, auxquels le SIAF a répondu, en centralisant les remarques émises par plusieurs services d’archives français, sous forme d’un tableau et de notes en français et en anglais.

Les versions stables et complètes de RiC-CM et RiC-O 1.0 ont été publiées fin 2023. Elles remplacent les quatre normes précédentes de l'ICA.

RiC-CM s'inscrit dans la continuité  des quatre normes de description (ISAD-G, ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH) qu'il remplace. Ainsi, dès à présent, les archivistes rédigeant des instruments de recherche, des notices d'autorités de producteurs d’archives en XML et utilisant des référentiels partagés pour l'indexation, produisent des métadonnées globalement conformes à RiC-CM. Les nouvelles versions de l’EAD, de l’EAC-CPF et de l’EAG publiées à horizon de 2025 seront également des transpositions techniques de RiC-CM en XML.

Par rapport à l’ISAD-G et l’ISAAR-CPF, RiC-CM introduit de la transversalité et de la flexibilité dans la description des archives en permettant, en particulier, de :

  • Décrire des documents dans une poly-hiérarchie : par exemple un dossier de marchés publics peut être décrit une seule fois, mais avec des exemplaires provenant de plusieurs producteurs d’archives différents ;
  • Mettre en exergue la fonction de producteur d’archives et suivre les filiations et autres relations entre les producteurs et les différents fonds d’archives ;
  • Suivre plus finement l’historique de la conservation des archives ;
  • Décrire un “agent mécanique”, prenant ainsi en compte l’existence de traitements automatisés appliqués aux archives.

Une présentation détaillée de RiC, rédigée par Florence Clavaud, membre exécutif de l’EGAD et responsable du Lab des Archives nationales de France, est disponible sur le carnet de recherche des Archives nationales. Par ailleurs, les captations vidéo de la Journée d'étude sur les premières implémentation de RiC (15/11/2023) sont diffusées sur la chaîne DailyMotion des Archives nationales de France.

Toute personne souhaitant en savoir plus sur Records in Contexts ou en discuter peut intégrer le groupe d’utilisateurs de RiC

Transposition de RiC-CM en XML : ce que cela change

RiC-CM n’oblige pas les archivistes à bouleverser leurs pratiques actuelles. Il est en effet possible d’utiliser l’EAD2002 et l’EAC-CPF 1.0 ou 2.0 pour produire des données s'articulant plus étroitement avec RiC-CM. Cela implique cependant de faire évoluer les pratiques de description, en particulier dans les domaines suivants :

Produire des descriptions plus structurées comme, par exemple, renseigner l’attribut @level, indiquer les unités de mesure dans la balise <dimension>, traiter les niveaux intermédiaires comme des descriptions à part entière avec cotes et dates extrêmes, et non comme des titres de parties, indexer avec la bonne granularité de la description...

  • Indexer conformément au Guide d’indexation des archives à l’heure du web ;
  • Utiliser des vocabulaires partagés en référençant les sources et les identifiants des entités ;
  • Disposer d’URI pour chaque niveau de description et toute entité d’indexation ;
  • Rédiger des notices de producteurs d’archives.

L’EAD2002 et l’EAC-CPF présentent certaines limites, mais l’EAC-CPF 2.0 publié en août 2022 et l’EAD4 annoncé pour 2025 sont plus conformes à RiC-CM.

Transposition de RiC-CM en RDF conformément à RiC-O

En France, plusieurs expérimentations de conversion des métadonnées archivistiques en RDF conformément à RiC-O ont été réalisées et montrent son intérêt pour l’exposition et la diffusion:

Ces expérimentations démontrent aussi qu’il est possible de convertir en RDF des métadonnées élaborées en XML, soit directement grâce à RiC-O converter, soit à partir  d’une base de données, comme sur FranceArchives. Les conditions de réussite de ces conversions reposent cependant sur la qualité des métadonnées, qui requièrent :

  • Des identifiants pérennes ;
  • La présence d’URIs ;
  • L’utilisation de vocabulaires exposés sur le web, dotés d’URIs ;
  • Des données structurées.

Il faut également noter que manipuler des données en RDF implique de disposer d’une infrastructure technique robuste, d’une grande capacité de stockage de données et de serveurs informatiques dotés d'une mémoire vive (RAM) conséquente.

La position du service interministériel des Archives de France

RiC 1.0 est une recommandation officielle de l’ICA et remplace les quatre normes existantes (ISAD-G, ISAAR(CPF), ISDF et ISDIAH). Cela invite les archivistes à poursuivre et amplifier le mouvement de “transition archivistique” entamé en 2020 avec la création, sous l’égide du SIAF, du groupe de travail sur la description et l’indexation des archives. Cependant le SIAF ne préconise pas de révolutionner les pratiques actuelles en utilisant RiC-O pour décrire et gérer les métadonnées archivistiques au sein des SIA. Différentes expériences d’utilisation du RDF à grande échelle pour la gestion ou la diffusion, soulèvent de fortes interrogations en termes de robustesse des infrastructures techniques et de performances de systèmes d’informations. Par ailleurs, comme tous les standards en version 1.0, RiC-CM et RiC-O vont probablement continuer à évoluer avant de se stabiliser.

Il paraît opportun d’adapter, dans un premier temps, les pratiques de description, en fonction des capacités humaines, financières et techniques de chaque service public d’archives, pour rendre les métadonnées archivistiques interopérables non seulement entre sites d’archives, mais avec celles des bibliothèques, musées et autres domaines sur le web. La rédaction d’instruments de recherche conformes à l’EAD2002 et de notices descriptives de producteurs d’archives conformes à l’EAC-CPF 2.0, s’appuyant sur des vocabulaires contrôlés et partagés, permettra la transformation de ces données en RDF par des portails agrégateurs, ainsi que le fait déjà FranceArchives . Les données en RDF fournies par FranceArchives peuvent d’ailleurs dès à présent être exploitées par les sites web des services d’archives qui souhaitent les récupérer.

La version 4 de l’EAD, annoncée pour 2025, et qui sera plus conforme à RiC-CM, est conçue comme une implémentation partielle en XML de RiC-CM. L’EAD4 sera aussi plus aligné avec l’EAC-CPF 2.0. Après l’échec de l’EAD3, cette nouvelle version est annoncée avec plusieurs outils qui permettront un passage de l’EAD2002 à l’EAD4. Le SIAF coordonnera la réponse française à l’appel à commentaires qui sera lancé au printemps 2024 et incite les archivistes à y participer activement pour se familiariser avec ce nouveau modèle. 

Le SIAF souhaite accompagner les services dans cette transition archivistique : mise à disposition d'outils, actions de sensibilisation, guides de bonnes pratiques, etc. Les travaux du groupe de travail sur la description et l’indexation des archives tendent vers une description des archives plus structurée et vers l’utilisation de référentiels contrôlés et partagés. Afin d’encourager la structuration et d’épauler la montée en qualité des métadonnées produites par ses partenaires, le portail FranceArchives met à disposition des outils d’exploration et de visualisation de la qualité des données et expose en open data les jeux de données enrichies qu’il produit.

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