Elaboré depuis 2013 par le Groupe d’experts sur la description archivistique (EGAD) du Conseil international des Archives (ICA), Records in Contexts (RiC) est un nouveau standard pour les archives, destiné à remplacer les quatre normes actuelles : ISAD-G, ISAAR (CPF), ISDF et ISDIAH publiées entre 1994 et 2008. Il s’agit d’un modèle unique orienté entités-relations, destiné à augmenter la cohérence entre les différents éléments de la description archivistique. Il permet ainsi une description plus fine et détaillée des archives.

Qu'est-ce que Records in Contexts ?

RiC se compose de plusieurs documents :

• une introduction à la description archivistique (RiC-iad) dans une version provisoire 0.2 publiée en décembre 2021 ;
• un modèle conceptuel abstrait et général (RiC-CM) définissant les entités, leurs attributs et les relations qui peuvent les lier, soumis à un appel à commentaires pour la version RiC-CM 0.2 jusqu'au 31 janvier 2022 ;
• une ontologie en OWL (RiC-O), transposition technique du modèle conceptuel en un modèle directement utilisable avec les règles et vocabulaires associés, pour produire des jeux de métadonnées en RDF, avec une version RiC-O 0.2 publiée en février 2021 ;
• un manuel d'application (RiC-AG) qui sera rédigé après la publication de versions stabilisées de RiC-CM et RiC-O.

Une version 0.1 du modèle conceptuel publiée en 2016 a recueilli de nombreux commentaires en 2017, tout comme la version 0.1 de l'ontologie RiC-O. Des versions 0.2 sont en cours de révision et finalisation pour une publication en fin d'année 2022.

RiC s'inscrit dans le sillage des quatre normes de description puisqu'il a l'ambition de les remplacer à terme. Ainsi, les archivistes rédigeant des instruments de recherche, des notices d'autorités et des notices de fonctions totalement conformes à ces normes et en utilisant des référentiels partagés pour l'indexation, produisent des métadonnées globalement conformes à RiC-CM.

Une présentation détaillée de RiC, rédigée par Florence Clavaud, membre exécutif de l’EGAD et responsable du Lab des Archives nationales, est disponible sur le carnet de recherche des Archives nationales.

La version 1.0 de RiC-CM et RiC-O, qui en constituera la première version stable, ayant la valeur de recommandation normative de l'ICA, sera publiée fin 2022 ou en 2023. Elle prendra notamment en compte l'ensemble des commentaires reçus.

Contribution de la France à l’appel à commentaires sur RiC-CM 0.2

L'EGAD a publié en juillet 2021 la version 0.2 du modèle conceptuel de Records in Contexts (RiC-CM), qu’il a soumise à l’avis de la communauté archivistique jusqu’au 31 janvier 2022.

Le service interministériel des Archives de France (SIAF) salue le travail important réalisé par l'EGAD depuis une dizaine d’années. Soucieux de promouvoir une description archivistique compatible avec une exploitation sur le web et correspondant aux usages actuels et émergents, le SIAF a souhaité que la communauté archivistique française puisse participer pleinement à cet appel à commentaires.

Pour aider à la compréhension du modèle, trois webinaires animés par Florence Clavaud ont été organisés à l’automne 2021, auxquels près de 300 personnes se sont inscrites. Une séance plénière du groupe de travail national sur la description et l’indexation a réuni une trentaine de participants en ligne. Des ateliers de réflexion ont également été menés au sein des Archives nationales, et des commentaires recueillis auprès de services d’Archives départementales. Le SIAF remercie l'ensemble des participants français.

La réponse des Archives de France à l’appel à commentaires sur RiC-CM 0.2 consiste en une note, rédigée en français et en anglais dans un esprit de critique constructive, qui vient compléter le tableau des commentaires proprement dit. Les différents éléments du modèle ont été examinés, mais aussi des cas d’utilisation, tant du point de vue des usagers que du point de vue des besoins métiers des archivistes.

La position du service interministériel des Archives de France 

Le SIAF estime que le modèle de description RiC-CM offre des opportunités intéressantes pour proposer aux utilisateurs un accès différent aux métadonnées archivistiques sur le web, et lier ces dernières aux autres réservoirs de données descriptives patrimoniales, comme celles des bibliothèques et des musées, français ou internationaux. RiC-CM semble intéressant surtout pour décrire des fonds très spécifiques dans le cadre de projets de recherche ou de valorisation particulière. 

Toutefois à ce stade, il ne paraît pas opportun d’encourager les archivistes français à adopter RiC-CM pour la rédaction et l’exploitation des métadonnées archivistiques dans leurs systèmes d’information archivistique. Le modèle RiC-CM ne semble pas assez mûr pour se substituer à court terme à l’EAD et l’EAC-CPF dans les outils métiers (SIA) qui ont besoin de fiabilité et de stabilité.

Les Archives de France considèrent néanmoins que RiC-CM encourage les archivistes français à améliorer leurs pratiques actuelles de description. Celles-ci seraient en effet facilitées par l’utilisation d’identifiants pérennes ou par la généralisation et la normalisation des attributs, permettant un passage massif de descriptions en « texte libre » à des valeurs contrôlées, pour une meilleure qualité des métadonnées archivistiques. 

Des expérimentations de conversion et d'exposition des données selon le modèle RiC-CM seront prochainement réalisées sur le portail FranceArchives, agrégateur national pour les archives françaises. Ces expérimentations viendront compléter les travaux menés, après le prototype PIAAF, par les Archives nationales qui, au sein de leur Lab, développent l'outil RiC-O Converter, produisent et publient des jeux de données conformes à RiC-O (comme leurs référentiels), construisent actuellement pour des métadonnées d'archives notariales un démonstrateur qui sera publié en mai 2022, et collaborent à plusieurs projets de recherche utilisant RiC-O, comme ALEGORIA.