L’exposition croissante des données archivistiques sur le web invite à repenser les pratiques de description des fonds afin de garantir leur visibilité, leur cohérence et leur interopérabilité.

Faisant suite aux constats partagés lors d’un atelier du Séminaire annuel des Archives de France (Dijon, 2019), un groupe de travail piloté par le Service interministériel des Archives de France (SIAF) a été constitué en 2020 afin d’harmoniser les pratiques et accompagner ces évolutions. Il est composé d’une quarantaine d’archivistes des Archives nationales, départementales et municipales, ainsi que de certains membres du groupe EAD en bibliothèque (dont la BnF et l’ABES).

Objectifs et fonctionnement du groupe de travail

Le groupe de travail est ouvert à tout archiviste désirant s’investir pendant un temps plus ou moins long et en fonction de ses disponibilités, sur les questions de description et d’indexation. Le groupe de travail se réunit en réunion plénière en général deux fois par an. Entre les séances, les membres peuvent être sollicités pour participer à des appels à commentaires nationaux et internationaux ou sur les livrables du groupe. Les membres peuvent également s’investir sur des chantiers particuliers dont la durée est variable.

Les objectifs du groupe de travail sont les suivants :

• Harmoniser les pratiques professionnelles et faire monter les données en qualité;
• Suivre l'évolution des usages et adapter la description au contexte de la recherche en ligne.

Ces objectifs ont été déclinés en axes de travail :

• Publier un guide d’indexation ;
• Adosser l’indexation à des référentiels :

1. 1. Thésaurus matières pour les archives ;
   2. Référentiel des lieux ;
   3. Référentiel des agents.

• Suivre l’évolution des standards de description archivistique au niveau international ;
• Promouvoir les bonnes pratiques.

Le guide d’indexation

Première réalisation du groupe, un Guide d’indexation pour le web a été publié en août 2021 sur FranceArchives, accompagné d’un logigramme et d’un recensement des principaux référentiels utilisés par les services d’archives. Ce livrable est le fruit d’une collaboration pluridisciplinaire entre archivistes, bibliothécaires, administrateurs de référentiels, formateurs et membres de comités de normalisation. Il aborde des dimensions de l’indexation (techniques, organisationnelles, stratégiques) peu évoquées jusqu’à présent dans les normes et les circulaires en vigueur, et ce afin de contribuer à l’acculturation des utilisateurs sur l’importance de l’indexation dans un contexte web.

La rédaction du guide ayant mis en évidence le besoin d’indexation « contrôlée » - c’est-à-dire adossée à des référentiels - le groupe a poursuivi ses travaux pour améliorer l’accès aux référentiels existants, mais aussi étoffer l’offre à l’attention des archivistes. Dans la continuité du Guide d’indexation préconisant l’utilisation de référentiels partagés, trois sous-groupes de travail ont été constitués. Le premier se consacre à la révision du Thésaurus matières, le second à la sélection de référentiels géographiques et le dernier à l’actualisation du référentiel des producteurs d’archives.

Thésaurus matières

La 5e édition du Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines a fêté ses dix ans en 2022. Afin d’évaluer sa pertinence actuelle, le SIAF a conduit une enquête sur l’indexation auprès des services d’archives en 2020. Celle-ci a révélé une utilisation majoritaire du thésaurus tout en pointant d’importantes faiblesses (inadéquation d’un langage trop savant, adaptation limitée aux périodes antérieures, absence de concepts majeurs, etc.). Un chantier collaboratif d’actualisation du thésaurus a ainsi vu le jour fin 2021. Une nouvelle édition devrait être publiée à l’horizon 2025.

Le thésaurus actualisé doit satisfaire les attentes des usagers en matière de recherche d’information sur les sites web et les agrégateurs. Le thésaurus demeure mono-hiérarchique et diachronique. Doté d’une terminologie facilement compréhensible, il sera complété afin de couvrir un périmètre conceptuel plus vaste. Il permettra d’indexer tous types d’archives : papiers ou numériques ; anciennes, modernes et contemporaines ; publiques ou privées. Afin de prévenir la prolifération d’un arriéré, l’effort d’actualisation porte prioritairement sur l’indexation des archives contemporaines. Le thésaurus a vocation à être exploité par l’ensemble des services publics d’archives : les Archives nationales, les services d’archives des collectivités territoriales, voire les services versants. Le secteur privé sera invité à s’y référer autant que possible.

Un appel à contributions est ouvert (de fin novembre 2023 à fin mars 2024) auprès de l’ensemble des services d’archives afin de recenser les concepts candidats susceptibles d’être intégrés à cette nouvelle version du thésaurus. Cet appel est accessible à tout agent des services d’archives (au titre du service ou à titre individuel). Pour contribuer à l’évolution du Thésaurus, il suffit de disposer d’un compte Osmose pour l’espace « Classement et description » du SIAF. Celui-ci héberge un fichier tableur (Excel) partagé recensant les demandes d’évolution, ainsi que la captation vidéo du webinaire d’introduction (23 novembre 2023) détaillant les modalités de contribution. Pour s’inscrire aux espaces du SIAF, rendez-vous sur la page “Outil collaboratif Osmose” de FranceArchives.

Référentiel des lieux

Le groupe de travail « lieux » a mené une réflexion sur les besoins des archivistes vis-à-vis d’un référentiel d’indexation géographique, puis a étudié l’offre disponible sur le web.

Un référentiel géographique pour les archives doit servir à identifier sans ambiguïté les lieux français et, dans une moindre mesure, les lieux à l’étranger, avec une granularité plus ou moins fine selon la typologie du service (les Archives municipales ont un besoin plus important d’indexation fine des édifices et des rues) ou par typologie de document (fonds iconographiques décrits et indexés à la pièce par exemple). Les archivistes sont aussi attachés à la dimension géo-historique des lieux.

Partant du constat que ces attentes sont partagées par d’autres acteurs du secteur patrimonial et au-delà, il ne semble pas opportun de créer et maintenir un référentiel des lieux propre aux archives, alors qu’il en existe plusieurs sur le web. Après recensement de l’offre disponible, une sélection de services a été examinée : Geonames, IdRef, Communes de France, DicoTopo, villages Cassini. À l’issue de ce parangonnage, les référentiels DicoTopo et Geonames ont particulièrement retenu l’attention du groupe.

Cette étude des référentiels en ligne fait apparaître qu’aucun d’eux ne répond totalement au besoin de la communauté archivistique, en particulier du fait de l’absence de dimension géo-historique. Dès lors, le groupe de travail s’oriente vers une solution panachant plusieurs référentiels exposés sur le web. Leur usage serait éventuellement spécialisé par type de lieux. En complément, le groupe prend attache avec l’IGN, l’INSEE et l’équipe de l’API Géo pour évaluer plus précisément leur offre et leur feuille de route.

Le groupe « lieux » a également participé à l’appel à commentaires du chapitre 16 consacré aux lieux du code RDA-FR. Ce dernier constitue un recueil de règles pour la création de contenus au sein d’un référentiel d’indexation. Toutefois, les systèmes d’information archivistiques ne sont aujourd’hui pas outillés pour répondre à une représentation aussi complexe. Compte-tenu de l’orientation prise par le groupe de privilégier la réutilisation de référentiels géographiques tiers, la modélisation des entités lieux proposée par le chapitre ne sera pas exploitée.

Référentiel des agents

Avec la fin de la convention liant la société Artefactual (éditrice du logiciel Atom) à l’AAF et au SIAF fin 2023, le service https://ica-atom.org/aaf proposé depuis 2010 a été décommissionné fin 2023.

L'orientation initiale de 2010 consistant à mutualiser les fiches EAC-CPF à l'échelle du réseau des services publics d'archives demeure pertinente. De même, la constitution d’une bibliothèque réutilisable et personnalisable de modèles de fiches ISAAR-CPF par types d’institution (par exemple un gabarit de fiche pour décrire l’entité « Préfecture ») répond toujours à un besoin du réseau des services publics d’archives.

Début 2024, les fiches génériques ont ainsi été transférées sur le portail FranceArchives avec l’ajout de la mention « [Modèle] » dans le libellé. Le groupe de travail réactualisé par l’AAF pour la création de nouvelles fiches génériques pourrait alimenter le réservoir de notices producteurs d’archives sur FranceArchives.

Par ailleurs, un groupe de travail composé de représentants des Archives nationales et d’Archives départementales s’est constitué dans le but de vérifier et mettre à jour le référentiel de formes autorisées pour 645 producteurs pour se conformer au chapitre 11 du code RDA-FR.

Formation de formateurs sur l’indexation

Un nouveau stage a fait son apparition en 2023 au catalogue de formations du ministère de la Culture : « Indexer les archives à l’heure du web ». Une session sera proposée au 4e trimestre de chaque année. 

Le stage s’adresse aux archivistes et bibliothécaires qui seront amenés par la suite à former leurs pairs, au sein de leur organisation ou dans le cadre d’un réseau professionnel. Il présente les enjeux de l’indexation à l’heure de l’exposition des instruments de recherche et des notices de producteurs sur le web. Il fournit aux stagiaires les clefs pour appliquer une indexation de qualité, en abordant la dimension stratégique et opérationnelle, l’évolution de la description archivistique, ainsi que les moyens humains et techniques nécessaires.

Évolution des normes de description

Le groupe de travail participe activement à l’actualisation des standards nationaux et internationaux. Depuis sa création en 2020, il a été associé aux évolutions de RDA-FR, RiC-CM1.0, EAD4, EAC-CPF2 et EAC-F. Il s’est également intéressé à l’utilisation des identifiants pérennes dans les descriptions archivistiques.

Contacter le groupe de travail

Le groupe de travail accueille régulièrement de nouveaux membres. Si vous souhaitez le rejoindre, lui adresser une question ou signaler une ressource : archivage.numerique.siaf@culture.gouv.fr