Le procès-verbal a pour objet d'établir et de conserver les faits et décisions des séances du conseil. Il est rédigé par le secrétaire de séance, nommé par le conseil. Il est approuvé par les conseillers présents à la séance. Il doit contenir les éléments nécessaires tant à l'information du public qu'à celle du préfet chargé du contrôle de légalité sur les décisions prises par le conseil, voire à l'examen par le juge administratif en cas de contestation. La communication peut être demandée par toute personne physique ou morale. Ils sont classés par ordre chronologique par année de réunion puis par session. Les sessions ordinaires ou extraordinaires peuvent comporter une ou plusieurs réunions ou séances et, dans le second cas, se trouver "à cheval" sur 2 années. Par ailleurs le terme "réunion du" indique généralement la date d'ouverture d'une session qui en comporte plusieurs mais aussi, parfois, une réunion exceptionnelle, ce qualificatif n'est pas toujours précisé.

Les "procès-verbaux de délibérations" deviennent "procès-verbaux des débats" courant 1975. Le contenu est de même nature et puis, au fil des documents, on retrouve indifféremment l'une ou l'autre appellation, voire "procès-verbaux de séance".