La sous-préfecture de Montbard a été créée par décret du 10 septembre 1926 qui prévoit la réunion en un seul arrondissement dont le chef-lieu a été fixé à Montbard, des arrondissements de Châtillon-sur-Seine et de Semur-en-Auxois. La sous-préfecture du nouvel arrondissement est cependant restée de fait Semur jusqu'en 1931. Pendant la période couverte par le fonds, l'arrondissement de Montbard est composé des cantons d'Aignay-le-Duc (Aignay-le-Duc, Beaulieu, Beaunotte, Bellenod-sur-Seine, Busseaut,Duesme, Echalot, Etalante, Mauvilly, Meulson, Minot, Moitron, Origny, Quemigny-sur-Seine, Rochefort-sur-Brévon, Saint-Germain-le-Rocheux), de Baigneux-les-Juifs (Ampilly-les-Bordes, Baigneux-les-Juifs, Billy-lès-Chanceaux, Chaume-lès-Baigneux, Étormay, Fontaines-en-Duesmois, Jours-lès-Baigneux, Magny-Lambert, Oigny, Orret, Poiseul-la-Ville-et-Laperrière, Saint-Marc-sur-Seine, Semond, Villaines-en-Duesmois, La Villeneuve-les-Convers), de Châtillon-sur-Seine (Aisey-sur-Seine, Ampilly-le-Sec, Brémur-et-Vaurois, Buncey, Chamesson, Charrey-sur-Seine, Châtillon-sur-Seine, Chaumont-le-Bois, Chemin-d'Aisey, Coulmier-le-Sec, Étrochey, Gomméville, Maisey-le-Duc, Massingy, Montliot-et-Courcelles, Mosson, Nod-sur-Seine, Obtrée, Pothières, Prusly-sur-Ource, Sainte-Colombe-sur-Seine, Vannaire, Vanvey, Villers-Patras, Villiers-le-Duc, Villotte-sur-Ource, Vix), de Laignes (Balot, Bissey-la-Pierre, Bouix, Cérilly, Channay, Étais, Fontaines-les-Sèches, Griselles, Laignes, Larrey, Marcenay, Molesme, Nesle-et-Massoult, Nicey, Planay, Poinçon-lès-Larrey, Puits, Savoisy, Verdonnet, Vertault, Villedieu), de Montbard (Arrans, Asnières-en-Montagne, Athie, Benoisey, Buffon, Champ-d'Oiseau, Courcelles-lès-Montbard, Crépand, Éringes, Fain-lès-Montbard, Fain-lès-Moutiers, Fresnes, Lucenay-le-Duc, Marmagne, Montbard, Montigny-Montfort, Moutiers-Saint-Jean, Nogent-lès-Montbard, Quincerot, Quincy-le-Vicomte, Rougemont, Saint-Germain-lès-Senailly, Saint-Rémy, Seigny, Senailly, Touillon, Villaines-les-Prévôtes, Viserny), de Montigny-sur-Aube (Autricourt, Belan-sur-Ource, Bissey-la-Côte, Boudreville, Brion-sur-Ource, La Chaume, Courban, Gevrolles, Les Goulles, Grancey-sur-Ource, Lignerolles, Louesme, Montigny-sur-Aube, Riel-les-Eaux, Thoires, Veuxhaulles-sur-Aube), de Précy-sous-Thil (Aisy-sous-Thil, Bierre-lès-Semur, Braux, Brianny, Clamerey, Dompierre-en-Morvan, Fontangy, Lacour-d'Arcenay, Marcigny-sous-Thil, Missery, Montigny-Saint-Barthélemy, Nan-sous-Thil, Noidan, Normier, Précy-sous-Thil, Roilly, Thoste, Vic-sous-Thil), de Recey-sur-Ource (Beneuvre, Bure-les-Templiers, Buxerolles, Chambain, Chaugey, Essarois, Faverolles-lès-Lucey, Gurgy-la-Ville, Gurgy-le-Château, Leuglay, Lucey, Menesble, Montmoyen, Recey-sur-Ource, Saint-Broing-les-Moines, Terrefondrée, Voulaines-les-Templiers), de Saulieu (Champeau-en-Morvan, Juillenay, Molphey, Montlay-en-Auxois, La Motte-Ternant, La Roche-en-Brenil, Rouvray, Saint-Andeux, Saint-Didier, Saint-Germain-de-Modéon, Saulieu, Sincey-lès-Rouvray, Thoisy-la-Berchère, Villargoix), de Semur-en-Auxois (Bard-lès-Époisses, Charigny, Chassey, Corrombles, Corsaint, Courcelles-Frémoy, Courcelles-lès-Semur, Époisses, Flée, Forléans, Genay, Jeux-lès-Bard, Juilly, Lantilly, Magny-la-Ville, Massingy-lès-Semur, Millery, Montberthault, Montigny-sur-Armançon, Pont-et-Massène, Saint-Euphrône, Semur-en-Auxois, Souhey, Torcy-et-Pouligny, Toutry, Vic-de-Chassenay, Vieux-Château, Villars-et-Villenotte, Villeneuve-sous-Charigny), de Venarey-les-Laumes (Alise-Sainte-Reine, Boux-sous-Salmaise, Bussy-le-Grand, Charencey, Corpoyer-la-Chapelle, Darcey, Flavigny-sur-Ozerain, Frôlois, Gissey-sous-Flavigny, Grésigny-Sainte-Reine, Grignon, Hauteroche, Jailly-les-Moulins, Marigny-le-Cahouët, Ménétreux-le-Pitois, Mussy-la-Fosse, Pouillenay, La Roche-Vanneau, Salmaise, Source-Seine, Thenissey, Venarey-Les Laumes, Verrey-sous-Salmaise) et de Vitteaux (Arnay-sous-Vitteaux, Avosnes, Beurizot, Boussey, Brain, Champrenault, Charny, Chevannay, Dampierre-en-Montagne, Gissey-le-Vieil, Marcellois, Marcilly-et-Dracy,Massingy-lès-Vitteaux, Posanges, Saffres, Sainte-Colombe-en-Auxois, Saint-Hélier, Saint-Mesmin, Saint-Thibault, Soussey-sur-Brionne, Thorey-sous-Charny, Uncey-le-Franc, Velogny, Vesvres, Villeberny, Villeferry, Villy-en-Auxois, Vitteaux). De 1940 à 1971, treize sous-préfets se sont succédés à la tête de l'arrondissement de Montbard : André Allezaix (1941-1944), Jean Brun (1944), Marcel Benoit (1944-1947), Jean Roy (1947-1952), Pierre Hug (1952-1953), Jean Vaudeville (1953-1955), Maohand Sadek Ourabah (1955-1957), Robert Lamy (1957-1961), Charles jean Gosselin (1961-1963), Thierry Kaeppelin (1963-1965), Bernard Le Clère (1965-1970) et Jean François Seiller nommé en 1970. Ce sont sans conteste Thierry Kaeppelin et plus encore Bernard Le Clère qui ont laissé leur marque la plus nette dans le fonds notamment au travers de documents de travail et de notes manuscrites. Bernard Le Clère, qui est resté le plus longtemps en poste à Montbard au cours de la période, est également le plus présent dans les dossiers de presse : son exercice fut celui des évolutions les plus importantes en termes de développement des structures intercommunales (extension d'attribution des syndicats d'entretien des chemins, création des SIVOM) et de la mise en œuvre de plusieurs grands projets d'aménagements touristiques, routiers, hospitaliers ou scolaires. Le sous-préfet d'arrondissement est le délégué du préfet dans l'arrondissement. Représentant territorial de l'État, il veille au respect des lois et règlements ; il concourt au maintien de l'ordre public ainsi qu'à la surveillance, la sécurité et la protection des populations ; il coordonne la mise en œuvre des politiques nationales et européennes, dont le fonds traduit les prémices à partir du début des années 1960 : cette animation des services de l'État concerne notamment la politique d'aménagement du territoire et de développement local, très représentée dans le fonds ; le sous-préfet exerce enfin rôle de contrôle administratif et de conseil aux collectivités locales. La logique de maintien de l'ordre est souvent sous-jacente à la majorité des interventions de la sous-préfecture : ainsi dans le cadre de l'aménagement de l'espace rural par les associations foncières de remembrement dont la sous-préfecture encadre la constitution et les travaux, la question de l'ambiance locale, des tensions éventuelles suscitées par les décisions prises, ou l'attention plus générale aux conséquences des relations interpersonnelles communales sont au moins autant, sinon plus, suivies par les services sous-préfectoraux que les travaux proprement dits de remembrement. Le sous-préfet peut ponctuellement exercer des missions particulières, temporaires ou permanentes, y compris hors des limites de l'arrondissement et, avec l'accord des autres préfets concernés, hors des limites du département : c'est le cas par exemple dans le cadre de la mise en œuvre du parc naturel régional du Morvan ou de la construction de l'autoroute A6. Á l'échelon local de l'arrondissement, les sous-préfectures exercent en définitive trois types de missions qui les conduisent à produire, recevoir et archiver de nombreux documents : il s'agit de missions de transmission, de suivi et d'information, de contrôle et de validation. Notons qu'en tant que cadre territorial de l'animation du développement local, de l'action administrative de proximité, la sous-préfecture demeure, à l'époque, le niveau privilégié de la concertation avec les élus locaux. Cette dimension à la fois humaine et locale, s'illustre parfaitement dans l'abondante correspondance échangée entre la sous-préfecture et les élus territoriaux, dans les réunions annuelles du sous-préfet avec des maires des différents cantons, et dans sa participation aux assemblées générales de nombreuses institutions, hospitalières ou intercommunales, fréquemment mise en avant dans la presse. Cet aspect est particulièrement net entre 1965 et 1970 sous le préfet Bernard Le Clère. Cette proximité est essentielle aux fonctions de conseil, d'arbitrage et de régulation des tensions est essentielle. Ajoutons que l'arrondissement reste enfin l'échelon du contact personnalisé avec l'usager comme en témoigne les très nombreuses lettres adressées par des particuliers au sous-préfet de Montbard qu'il s'agisse de demander un secours (on pense aux problèmes de logement récurrents dans les années 1950), se plaindre d'une décision ou remercier le sous-préfet de son intervention.

Le fonds retrace l'activité de la sous-préfecture de Montbard entre 1945 et 1970. Quelques pièces isolées concernent les années antérieures (notamment le second conflit mondial) et postérieures (1971-1973). Il s'agit pour l'essentiel d'une activité de maintien de l'ordre, de mise en oeuvre des politiques gouvernementales et des décisions administratives à l'échelon de l'arrondissement et de contrôle administratif et financier des communes, des syndicats intercommunaux et des établissements publics. Le fonds est organisés en deux grands parties distinctes : des dossiers dits "généraux" thématiques et des dossiers dits "communaux" correspondant au suivi et contrôle de chaque commune de l'arrondissement. Seuls les dossiers généraux ont été pour l'instant traités.